Budżety kapitałowe są kluczowymi dokumentami kontrolnymi, jeśli chodzi o planowanie finansowe inwestycji długoterminowych, takich jak zakupy dużych urządzeń, zakup gruntów, remonty lub nowe budynki. Budżetowanie kapitałowe określa, ile wydamy na cały projekt, śledząc każdy element zamówienia osobno. Wyjaśnia, w jaki sposób firma zapłaci za projekt kapitałowy i określi czas i metodę zwrotu inwestycji.
Określ zakres produktu
Budżetowanie kapitałowe pozwala projektantom zdefiniować zakres finansowy projektu. Ponieważ budżetowanie kapitału zaczyna się na długo przed rozpoczęciem projektu, określa ono, ile pieniędzy firma zamierza wydać na każdy indywidualny aspekt projektu. Na przykład, po renowacji, określa ona, ile jest gotów wydać na poprawę dostępności osób niepełnosprawnych lub instalację energooszczędnych urządzeń grzewczych. Budżetowanie kapitałowe określa również zakres pod względem czasu trwania projektu, ponieważ obejmuje on także budżety na pracę i potencjalne przestoje.
Określ źródła finansowania
Podczas gdy budżetowanie kapitałowe zawiera szczegółowe informacje na temat wydatków związanych z projektem, określa ono również, skąd pochodzą pieniądze, aby zapłacić za projekt. Źródła te mogą obejmować kapitałowy rachunek inwestycyjny, środki pieniężne, pożyczki bankowe, dotacje rządowe lub non-profit lub oferty akcji. Najczęściej projekt będzie wymagał połączenia tych kanałów finansowania. Proces budżetowania kapitałowego określa, ile pieniędzy będzie potrzebne z każdego źródła oraz koszty związane z wykorzystaniem tej metody finansowania.
Określ metodę zwrotu
Ważnym elementem budżetowania kapitałowego jest określenie czasu zwrotu inwestycji. Większość firm spodziewa się, że nowy budynek, nowy sprzęt lub renowacja ostatecznie się zwrócą. Niektóre projekty sami zapłacą szybciej niż inne. Ponieważ istnieje kilka sposobów obliczania metody zwrotu, niektóre z nich obejmują obecną wartość pieniądza i inflację, budżet kapitału będzie musiał określić, którą z metod zamierza zastosować. Będzie również zawierać szacunkowy czas, jaki upłynie, zanim firma zrealizuje zwrot z inwestycji kapitałowych.
Kontroluj koszty projektu
Budżety kapitałowe pełnią rolę dokumentów kontrolnych przez cały czas trwania projektu. W miarę postępów projektu menedżerowie projektu śledzą koszty i starają się zapewnić, że projekt pozostaje w budżecie. Gdy istnieje nadwyżka lub znaczna nieletnia, menedżerowie projektu muszą przedstawić wyjaśnienia dotyczące odchyleń, a firma musi upewnić się, że ma pieniądze na ukończenie projektu. Zazwyczaj budżet kapitału dla określonego projektu jest utrzymywany do końca okresu zwrotu.
Trwające projekty
Budżety kapitałowe są również wykorzystywane do bieżących zakupów kapitałowych. Należą do nich poważne naprawy, uaktualnienia komputerowe i konserwacja zapobiegawcza. Ponieważ niektóre z tych wydatków występują w trybie pilnym, budżetowanie kapitałowe pozwala przygotować biznes w czasie kryzysu i nie musi wiązać się z dodatkowym długiem. Ten rodzaj budżetowania kapitałowego tworzy fundusz, który odkłada pieniądze na niezbędne wydatki inwestycyjne, bez względu na to, czy można je przewidzieć, czy nie.
