Ustanowienie budżetu pomaga organizacji przeznaczyć zasoby na nadchodzący okres podatkowy. Ponieważ organizacja wydatkuje środki, śledzi swoje wypłaty do kwot zapisanych w budżecie i dostosowuje budżet, aby pokryć nieoczekiwane wydatki. Zaangażowanie menedżerów w proces budżetowania pomaga menedżerom zrozumieć operacje finansowe firmy i sprawia, że są oni odpowiedzialni za wydatki swoich departamentów. Budżet elementu zamówienia to tylko jedno podejście do tworzenia budżetu, a jego budżet i zalety to wiele mocnych i słabych stron.
Cel systemu budżetowania liniowego
System budżetowania elementu zamówienia ma kilka celów. Po pierwsze pomaga to firmie zrozumieć, czy jej dochód jest wystarczający na pokrycie kosztów. Po drugie, budżet elementu zamówienia ułatwia sprawdzenie, czy pojedynczy element przekracza budżet, czy budżet. Na przykład, jeśli firma podejrzewa, że jej koszty materiałów wymykają się spod kontroli, może zwrócić szczególną uwagę na tę pozycję i porównać wariancję w czasie. Wreszcie, budżet pozycji pomaga menedżerom finansowym uzyskać informacje o tym, które szczegółowe wydatki zostaną zaksięgowane w każdej z głównych funkcji firmy; jest to ważne, aby ustalić, czy jeden z departamentów osiąga gorsze wyniki finansowe niż inne.
Zalety budżetów elementów zamówienia
Budżet elementu zamówienia to łatwe do przygotowania i monitorowania. Każda jednostka organizacyjna określa swoje wydatki i przydziela dokładną kwotę za każdy wydatek. Menedżerowie korzystają z budżetu z ostatniego okresu budżetowego, aby utworzyć budżet na następny okres fiskalny i korygować wydatki, uwzględniając różnice cykliczne, różnice sezonowe i inflację.
Z biegiem czasu korzystanie z budżetów elementów zamówienia tworzy cenne informacje statystyczne to pokazuje trendy i możliwości zaoszczędzenia pieniędzy. Na przykład sprzedawcy detaliczni, którzy mają wyższe koszty pracy w miesiącach zimowych, mogą wykorzystywać dane z budżetów pozycji, aby znaleźć sposoby na obniżenie kosztów pracy w mniej ruchliwych porach roku.
Wady budżetów elementów zamówienia
Wady budżetu pozycji liniowych pokazują, że niekoniecznie jest to najlepszy model budżetowy. Na przykład ten typ budżetu nie wykazuje zwrotu z inwestycji. Wydatki na elementy zamówienia rosnące z czasem mogą wydawać się wygórowane i zachęcają do kontroli, gdy menedżer może uzasadnić zwiększenie pozycji, wskazując na zwiększone przychody lub zwiększoną skuteczność. Z drugiej strony, jeśli firma zauważy, że jej wydatki rosną, a przychody nie, może to wskazywać na prawdziwy problem.
Ponadto można również dostosować poszczególne pozycje w budżecie zachęcać do nieefektywnego mikrozarządzania. Powiązanie budżetu z danymi dotyczącymi wyników i przychodów może złagodzić te niedociągnięcia.
Alternatywne systemy budżetowania
Organizacja może podjąć decyzję o rozważeniu alternatyw dla budżetowania pozycji. Na przykład budżetowanie wydajności jest przydatnym modelem dla rutynowych procesów, które można łatwo zmierzyć, np. Płacenie faktur. Zero budżetowania to kolejna alternatywa. To podejście rozpoczyna się od zera w każdym okresie obrachunkowym. Zamiast automatycznie przenosić pozycję budżetową, zarząd musi podać uzasadnienie każdego elementu przed dodaniem go do budżetu, nawet jeśli poprzedni budżet obejmował przedmiot. Budżetowanie zerowe jest przydatne do identyfikowania i eliminowania przestarzałych wydatków.
