Jednostki, małe firmy i korporacje wykorzystują głównie jedną z dwóch technik budżetowania - budżetowanie z dołu do góry lub z góry na dół. Budżetowanie z dołu zaczyna się od najniższego poziomu w organizacji i przechodzi do góry, aby sformułować budżet. Budżetowanie z góry na dół zaczyna się od zarządzania, a kończy na jednostkach niższego poziomu. W przypadku obu technik istnieją zalety i wady.
Proces oddolny
Odpowiednio nazwany, oddolny proces budżetowania rozpoczyna się od najmniejszych elementów organizacji, zwykle niższych indywidualnych projektów, w celu zbiorowego utworzenia budżetu dla organizacji. Aby rozpocząć oddolny proces budżetowania, należy przyjrzeć się etapom niezbędnym do przeprowadzenia indywidualnego projektu i powiązać koszty z każdym krokiem. Być może konieczne będzie przeprowadzenie badań rynkowych w celu określenia kosztów, jeśli wcześniej nie zrealizowałeś podobnego projektu w swojej organizacji. Następnie należy zsumować koszt każdego projektu, aby uzyskać sumę. Musisz to zrobić na każdym poziomie organizacji. Będziesz potrzebował wkładu menedżerów na każdym poziomie, abyś wiedział o kosztach projektów pod ich nadzorem. Aby uzyskać roczny budżet, wystarczy zsumować wszystkie miesięczne budżety na dany rok.
Zalety i wady
Zaletą stosowania techniki oddolnego budżetowania jest to, że można dokładnie zaplanować każdy etap projektu. Budżetowanie z dołu zazwyczaj obejmuje osoby o wielu poziomach w organizacji, co jest zaletą dla większości firm, ponieważ buduje morale pracowników. Wadą budżetowania oddolnego jest to, że łatwo jest przekroczyć budżet, co oznacza, że uczestnicy niższego szczebla mogą poprosić kierownictwo o więcej pieniędzy, niż jest to faktycznie potrzebne. Inną wadą budżetowania z dołu jest to, że łatwo przegapić krok w procesie, co może spowodować błędne obliczenie wymagań budżetowych.
Proces odgórny
Mimo że oddolne budżetowanie jest bardziej powszechne, niektóre firmy i agencje rządowe rezygnują z tradycyjnych metod budżetowania w celu wdrożenia procesu odgórnego. Budżetowanie z góry na dół rozpoczyna proces przez oszacowanie kosztów zadań wyższego poziomu w organizacji. Budżety są przygotowywane przez kierownictwo, a pracownicy niższego szczebla nie mają dużego wkładu w proces. Kierownictwo ustala wytyczne dotyczące procesu budżetowania, a wytyczne są potencjalnie oparte na prognozowanych poziomach sprzedaży lub wydatkach.
Top-Down Zalety i wady
Zaletą budżetowania odgórnego jest to, że może on ustanowić zasady organizacyjne. Na przykład, jeśli zarząd zaplanował pewną kwotę sprzedaży, zachęci pracowników do wykonywania zadań w taki sposób, aby osiągnąć wyznaczone cele. Wadą procesu odgórnego jest to, że pracownicy niższego szczebla są zazwyczaj wykluczani z procesu, co może sprawić, że poczują się jak budżet narzucony im wbrew ich woli. Może to osłabić morale pracowników.
