Budżet jest narzędziem, które pomaga określić oczekiwane dochody i wydatki w danym okresie. Budżety są wykorzystywane przez kierownictwo do kontrolowania wydatków i zarządzania rozwojem firmy. Funkcjonalne budżety dotyczą wydatków i przychodów dla określonej funkcji - takiej jak dział lub proces - w ramach firmy. Przykłady budżetów funkcjonalnych obejmują budżety na funkcje takie jak produkcja, sprzedaż, rozwój biznesu i zakup materiałów.
Podanie
Funkcje biznesowe są często identyfikowane poprzez rozdzielenie ich na działy (sprzedaż, administracja, księgowość, zakupy). Funkcje mogą jednak nakładać się na działy i tworzyć funkcjonalne budżety, które mogą obejmować więcej niż jeden dział, takie jak budżet produkcji, który obejmuje pracę, udogodnienia i materiały. Funkcjonalne budżety koncentrują się na krótkoterminowych wydatkach w ramach działu, aby zrealizować proces lub zakończyć inicjatywę firmy.
Na przykład budżet rozwoju działalności jest przykładem budżetu funkcjonalnego. Rozwój biznesu może obejmować budżetowanie czasu i pieniędzy z marketingu, sprzedaży, administracji i księgowości oraz budżetowanie procesów, które wymagają pomocy jednego lub więcej działów, takich jak identyfikacja potencjalnych rynków i klientów oraz badanie konkurentów i rozwiązań.
Wymagania
Rozpoznanie i zrozumienie funkcji, do której należy się odnosić, jest pierwszym krokiem do określenia funkcjonalnego budżetu. Funkcje mogą nakładać się na działy, podkreślać relacje między oddziałami firmy, tworzyć długoterminowe implikacje i zawierać opisy zadań dla pracowników. Zrozumienie i wykorzystanie powiązań, które mogą występować w firmie, może stworzyć funkcjonalny budżet, który działa bardziej wydajnie.
Dokładne planowanie i zlokalizowanie wszystkich potrzebnych danych przed napisaniem i wdrożeniem budżetu może zapobiec nadmiernemu wydatkowaniu. Brak jednego kluczowego elementu budżetu może wymagać zanurzenia się i skrócenia innych obszarów budżetu funkcjonalnego lub kilku budżetów resortowych, aby zapłacić za pomyłkę. Niezbędna jest podwójna kontrola liczb budżetowych i arytmetycznych, aby zapobiec błędom obliczeń.
Elementy
Funkcjonalne budżety zawierają zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie koszty wymagane do wykonania określonej funkcji. Koszty bezpośrednie są łatwe do zidentyfikowania; Obejmują one wynagrodzenia pracownicze, koszty materiałów i sprzętu lub koszty płacenia za dane marketingowe lub ankiety. Koszty pośrednie są określane jako koszty ogólne lub administracyjne i obejmują płatności podatków, mediów lub zabezpieczeń. Na przykład, funkcja, która wymaga pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych lub w weekendy, musiałaby uwzględniać pośredni koszt opłat za media za godziny poza godzinami pracy w budżecie funkcjonalnym.
Funkcjonalne budżety, które dotyczą sprzedaży produktów, promocji lub innych działań generujących dochód, będą zawierały listę przychodów i wydatków. Każdy rodzaj działalności generującej dochód powinien być wymieniony w budżecie funkcjonalnym, aby uzyskać jasny obraz tego, w jaki sposób osiąga się dochód. Na przykład, stworzenie funkcjonalnego budżetu na marketing nowych produktów może obejmować dochód wygenerowany poprzez sprzedaż zestawu próbek produktu konsumentom. Funkcjonalny budżet może zawierać oddzielny element zamówienia dotyczący spodziewanych przychodów uzyskanych ze sprzedaży próbnej online, przez dystrybutorów i sklepy detaliczne z cegły i zaprawy.
Kapitalne budżety
Budżety funkcjonalne dostarczają informacji finansowych potrzebnych do stworzenia głównego lub sumarycznego budżetu całkowitych wydatków działu lub firmy. Budżety funkcjonalne są zazwyczaj narzędziami planowania krótkoterminowego. Łączenie budżetów funkcjonalnych w główny budżet zapewnia ogólne dane na temat przewidywanych wydatków firmy na rok lub inny wyznaczony okres. Kapitalne budżety są długoterminowymi narzędziami planowania, które zapewniają kierownictwu większe zrozumienie odpowiedzialności, aktywów i potrzeb kapitałowych.
