Właściwe adresowanie listu firmowego jest ważne, aby pojawić się jako profesjonalista i stworzyć solidny początek listu. Pismo firmowe adresowane niepoprawnie pokazuje, że autor jest albo leniwy, albo niewykształcony. List firmowy nie jest jak pisanie listu do przyjaciela i należy go traktować inaczej. Listy biznesowe zawsze mają format, który można łatwo skopiować po napisaniu jednego lub dwóch. Zapisz list firmowy na swoim komputerze i zastąp informacje, aby utworzyć szablon dla przyszłych listów.
Wpisz adres nadawcy i adres odbiorcy w 12-punktowej czcionce w łatwym do odczytania typie czcionki, takim jak Times New Roman. Programy takie jak Microsoft Office oferują kreatora liter i szablony z odpowiednim formatowaniem W Microsoft Office 2010 wybierz przycisk "Plik", a następnie kliknij "Nowy" i utwórz nową literę lub otwórz szablon.
Użyj firmowego papieru firmowego, który zawiera imię i nazwisko oraz adres, aby napisać list. Jeśli nagłówek nie jest dostępny, napisz swój pełny adres wyrównany po lewej stronie u góry litery, w tym adres, miasto i kod pocztowy.
Napisz datę dwa cale od góry, wyrównane w lewo. Jeśli korzystasz z papieru firmowego, data pojawia się pod nagłówkiem. Jeśli wpisujesz adres, data trafia bezpośrednio pod Twój adres. Jeśli napiszesz ten list przez kilka dni, wpisz datę zakończenia listu. Napisz miesiąc i dołącz rok. Na przykład list napisany 30 czerwca 2009 r. Będzie datowany na 30 czerwca 2009 r.
Wpisz adres odbiorcy pod datą, wyrównany do lewej strony. Podaj konkretny tytuł i nazwę osoby, którą piszesz. Wpisz adres w formacie US Postal Service.
Napisz pozdrowienie pod adresem. Zazwyczaj jest to Droga (osoba użyta w adresie). Napisz do imienia osoby tylko wtedy, gdy znasz je dobrze, w przeciwnym razie użyj Pan, Pani, Pani lub Dr. Jeśli nie jesteś pewien płci tej osoby, napisz tylko jej imię i nazwisko. Użyj "Do kogo to może martwić" jako zwrotu grzecznościowego, jeśli nie masz konkretnej nazwy odbiorcy. Po powitaniu użyj dwukropka.
