Jednym z powodów, dla których projekty nie są ukończone w terminie lub kosztują więcej niż szacowano, jest to, że nie rozwiązano problemów związanych z kontrolą krytyczną. Zapoznaj się z najważniejszymi problemami związanymi z kontrolą i skonfiguruj projekt za pomocą odpowiednich mechanizmów kontrolnych, które pomogą Ci osiągnąć sukces projektu.
Zarządzanie zmianami
Prośba, aby członek wyższego kierownictwa ogłosił projekt wszystkim zainteresowanym stronom, dlaczego projekt został uruchomiony i jaki będzie jego wpływ na osoby zainteresowane. Poprzez zaangażowanie osób dotkniętych, otrzymasz mniejszy opór przed zmianą.
Harmonogramy
Upewnij się, że projekt rozpoczyna się na czas i że zadania są wykonywane na czas. Aby zapewnić ukończenie projektu przed planowaną datą zakończenia, zastosuj metodę ścieżki krytycznej. Ta metoda definiuje zadania krytyczne i niekrytyczne, które mają wpływ na terminowe zakończenie projektu.
Koszty
Podziel budżety na łatwe do śledzenia kategorie. Upewnij się, że koszty są rejestrowane od razu po ich poniesieniu, abyś mógł dokładnie zrozumieć faktyczne koszty. Poinstruuj członków zespołu projektowego, którzy są odpowiedzialni za zatwierdzanie rachunków; w przeciwnym razie koszty mogą szybko wzrosnąć.
Wymagania
Użyj ustrukturyzowanego podejścia do definiowania wymagań, aby dostarczony projekt odpowiadał oczekiwaniom interesariuszy projektu. Na przykład, jeśli wymagania dotyczące nowego systemu komputerowego definiują tylko raporty, które będą tworzone, ale nie dane podstawowe, które muszą zostać przechwycone, aby wygenerować te raporty; ukończony system może nie być w stanie wygenerować określonych raportów.
Zamiast czekać do końca projektu, aby dostarczyć to, czego oczekują zainteresowane strony, należy dostarczyć tymczasowe wyniki, aby upewnić się, że Ty i inni interesariusze zgadzacie się z postępem projektu. Oczekiwanie na zakończenie projektu udostępniania informacji użytkownikom może spowodować przekroczenie kosztów projektu, jeśli trzeba wprowadzić zmiany w dostarczonych danych.
Komunikacja
Upewnij się, że komunikacja z zespołem projektowym i interesariuszami jest jasna i zrozumiała. Przerwy w komunikacji mogą szybko doprowadzić do zakłócenia projektu i wpłynąć na morale członków zespołu.
Personel
Upewnij się, że obsadziłeś projekt ludźmi, którzy posiadają wszystkie wymagane umiejętności potrzebne do osiągnięcia celów projektu. Miej cotygodniowe spotkania z pracownikami projektu, dzięki czemu możesz szybko odpowiedzieć na każdy zespół projektu lub problemy z interesariuszami.
Lista kontrolna
Przygotuj listę kontrolną wszystkich obszarów, które należy monitorować i kontrolować. Zdecyduj, co będziesz monitorować i jak często. Nie zwlekaj z działaniem w kwestiach, które nie są pod kontrolą.
