Wpisanie szczegółowego planu lub procesu zarządzania projektem obejmuje dokumentowanie kroków i zadań wymaganych do utworzenia produktu lub usługi. Twój plan działania powinien opisywać kompletny projekt we wszystkich fazach, poczynając od inicjacji i kontynuacji poprzez monitorowanie, wykonanie, kontrolowanie i zamykanie, poleca Project Management Institute. Dołącz przegląd i szczegółowe informacje na temat zakresu, harmonogramu, kosztów i jakości. Powinieneś także wymienić członków zespołu projektowego, strategię komunikacji, ryzyka, procesy zakupowe i techniki zarządzania zmianami.
Korzystanie z szablonu
Chociaż można utworzyć własny format, często łatwiej jest zacząć od istniejącego projektu. Pobierz szablon ze strony internetowej, takiej jak Microsoft Office, PM Docs lub PM Links. Korzystanie z szablonu zapewnia pokrycie wszystkich wymaganych tematów i zachowanie spójności z każdym projektem. Ponadto szablon przypomina o tym, aby zidentyfikować osoby, które zatwierdzą Twój plan, przyznają fundusze i zapewniają zasoby.
Zestawienie przeglądu służy do opisania sytuacji. Na przykład podaj warunki biznesowe, które spowodowały potrzebę projektu. Może to obejmować opinie klientów, plany konkurencji lub wymagania inwestorów. Twórz sekcje dotyczące zakresu, harmonogramu i budżetu. Te sekcje zawierają szczegółowe informacje na temat produktu lub usługi, które planujesz utworzyć, etapy projektu, liczbę osób, z którymi musisz pracować nad projektem i ograniczenia budżetowe. Utwórz sekcję opisującą Twój proces zarządzania jakością i obejmującą strategię zapewnienia jakości oraz inicjatywy kontroli jakości. Dokumentując proces, który zamierzasz wykonać, mówisz wszystkim członkom zespołu, co muszą zrobić, aby osiągnąć cele projektu.
Detale
Wymień członków zespołu projektowego, ich role i obowiązki oraz zobowiązania czasowe we wspieraniu sekcji. Ponadto opisz strategię komunikacji, która będzie stosowana, np. Wypełnianie cotygodniowych raportów o stanie i przeprowadzanie comiesięcznych spotkań. Na przykład możesz dołączyć tabelę wskazującą, co chcesz, aby każdy członek zespołu pracował. Dołącz zadanie w pierwszej kolumnie i udokumentuj status w drugiej kolumnie, na przykład nie rozpoczęty, w toku, ukończony lub opóźniony. Dodaj miejsce na dodatkowy komentarz w trzeciej kolumnie.
Proces
Na koniec opisz plany dotyczące potencjalnego ryzyka, na przykład opóźnień dostawców lub dodatkowych wymagań interesariuszy. Zdefiniuj procesy zakupowe i listę technik zarządzania zmianą, w tym kto może zatwierdzać poprawki do planu.
Zatwierdzenie
Po ukończeniu planu przejrzyj szczegóły w zespole projektowym. Skorzystaj z ich opinii, zanim przekaż ją zainteresowanym stronom do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu planu rozpocznij pracę nad etapami. Informuj członków zespołu o postępach zgodnie z procedurą w strategii komunikacji. Podczas pracy kontynuuj, oceniaj swoje wysiłki, aby móc zastosować techniki, których uczysz się w następnym projekcie.
