W księgowości zapis księgowy na stronie głównej to ręczna korekta rejestrowana na poziomie korporacyjnym, często przy sporządzaniu skonsolidowanych sprawozdań finansowych dla jednostki dominującej i jej jednostek zależnych. Chociaż takie zapisy mogą być ważne, są one często wykorzystywane do uwieńczenia oszustw poprzez zlikwidowanie luk między rzeczywistymi wynikami działalności a wynikami raportowanymi do publicznej wiadomości.
Uzasadnione i nieuzasadnione zastosowania
Prawidłowe wykorzystanie wpisów w dzienniku zewnętrznym może polegać na przeznaczeniu części przychodów lub wydatków spółki matki na jej spółki zależne w celu dokładnego odzwierciedlenia działalności biznesowej. Jednak korekty z górnej półki można również wykorzystać do niewłaściwego zmniejszenia rachunków zobowiązań, zwiększenia przychodów lub zmniejszenia kosztów. Firmy przechodzące fuzje, przejęcia lub restrukturyzacje są szczególnie podatne na oszukańcze niewłaściwe wykorzystywanie wpisów w dzienniku zewnętrznym.
Zmiany nie przepływają
Zgłoszenia z górnej półki generalnie nie pojawiają się jako wpisy w księdze głównej, co oznacza, że nie podlegają standardowym kontrolom systemu finansowego. Wpisy nie są przekazywane do ksiąg pomocniczych, więc kierownictwo jednostki zależnej często nie zna tych transakcji i nie może ich zatwierdzić.
Rada dla audytorów
Centrum audytu jakości doradza audytorom, aby szukali ręcznego dostosowywania wpisów, w tym zewnętrznych zapisów księgowych, dokonanych po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Audytorzy powinni następnie rozważyć, dlaczego zgłoszenie zostało dokonane, kto to zrobił, czy osoba ta była upoważniona do zarejestrowania wpisu, kiedy wpis został zarejestrowany i dowodów na poparcie tego wpisu.
Ustawianie kontroli wewnętrznych
Księgowi odpowiedzialni za system księgowy firmy mogą wprowadzić mechanizmy kontrolne, aby zapewnić prawidłowe wykorzystanie wpisów z górnej półki. Te kontrole mogą obejmować bezpośrednie wygenerowanie listy zapisanych zewnętrznych wpisów z systemu księgowego przed wygenerowaniem końcowego sprawozdania finansowego. Inną sugestią, jeśli wpisy z górnej półki mają być tymczasowe, jest ustawienie systemu w celu automatycznego odwrócenia ich. Inne kontrole obejmują przyznanie uprawnień systemowych tylko jednemu lub dwóm osobom do rejestrowania tego typu wpisów i upewnienie się, że kierownictwo wyższego szczebla zatwierdza wszystkie takie wpisy przed ich zaksięgowaniem.
