System informacji księgowych został zaprojektowany z myślą o firmach do rejestrowania transakcji finansowych. Informacje są wprowadzane, przetwarzane, przechowywane i rozpowszechniane za pośrednictwem tego typu systemu. Systemy informacji rachunkowości przynoszą wiele korzyści; istnieją jednak również pewne wady.
Uczenie się systemu
Nauka systemu informacji księgowych może być często trudna i czasochłonna. Osoby muszą być przeszkoleni w zakresie systemu, co może być niekorzystne dla firm pod względem czasu i siły roboczej. System informacji księgowych składa się z wielu różnych komponentów, a prawie wszystkie systemy są skomputeryzowane. Z powodu ich złożoności niektóre osoby mogą uznać je za trudne w użyciu. Może minąć kilka tygodni lub miesięcy, zanim dana osoba zrozumie system rachunkowości, a zwykle osoba ta nie rozumie w pełni, do czego system jest zdolny. Jeśli pracownik zrezygnuje z pracy w organizacji, może to potrwać kilka tygodni lub miesięcy, aby ponownie szkolić innego pracownika.
Utrata informacji
Systemy informacyjne księgowe są zwykle skomputeryzowane. Z tego powodu zawsze istnieje ryzyko utraty informacji w wyniku awarii zasilania lub awarii systemu. Kiedy tak się stanie, istnieje szansa, że wszystkie informacje w systemie mogą zostać utracone. Firmy podejmują środki ostrożności w celu rozwiązania tego problemu, regularnie wykonując kopię zapasową swoich plików i wykonując standardową konserwację we wszystkich systemach komputerowych. Instalują również oprogramowanie antywirusowe jako kolejny środek ostrożności. Jednak żaden z tych kroków nie eliminuje potencjalnego problemu, który może wystąpić. Systemy informacji księgowych przechowują informacje finansowe firmy od lat. Jeśli nastąpi awaria systemu, powoduje to poważną wadę firmy. Wszystkie lub niektóre informacje zostaną utracone i istnieje szansa, że nigdy nie zostaną odzyskane.
Ponowna ocena
Firmy często zmieniają sposób prowadzenia działalności, aby nadążać za najnowszymi trendami. Aby nadążyć za wymagającym światem biznesu, zmiany te mogą mieć wpływ na system rachunkowości. System informacji księgowych jest trudny do skonfigurowania, ponieważ każda firma jest wyjątkowa na swój sposób. Aby nadążyć za zmianami, systemy informacji księgowych muszą być często poddawane ponownej ocenie. Zmiany często muszą być dokonywane w systemie, aby efektywnie przetwarzać informacje. Może to być niekorzystne dla firm, ponieważ wymaga ponownej oceny, a to kosztuje.
