System informacji księgowych zapewnia dokładne i aktualne informacje finansowe do celów wewnętrznego zarządzania. Chociaż systemy te mogą zawierać podręczniki i księgi w wersji papierowej, większość systemów w dzisiejszym środowisku biznesowym opiera się na programach lub aplikacjach do księgowania. Te systemy dostarczają właścicielom firm sprawozdania finansowe lub operacyjne w celu podejmowania decyzji. System informacji księgowych może również integrować i realizować cele departamentów i całej firmy.
Centralny zbiór informacji
Systemy informacji księgowych zbierają informacje do różnych celów w firmie. Duże organizacje często używają tego systemu do gromadzenia i organizowania informacji finansowych i innych informacji z wielu działów biznesowych lub działów. System księgowy może również przynosić korzyści organizacjom z kilkoma lokalizacjami krajowymi lub międzynarodowymi. System ten umożliwia elektroniczną transmisję informacji z wielu źródeł do centralnej lokalizacji, w której księgowi gromadzą i przetwarzają te dane. Niektóre systemy mogą również gromadzić informacje w formacie w czasie rzeczywistym.
Czeki i salda
Menedżerowie księgowi i nadzorcy używają systemu informacji księgowych w celu oddzielenia zadań i zapewnienia kontroli dla różnych funkcji księgowych. Rozrachunki z dostawcami, należności, listy płac, wydziałowe dane finansowe, środki trwałe i zakup poszczególnych prac w oddzielnych modułach w zaawansowanym systemie księgowym i wymagają indywidualnych procesów i procedur obsługi. Każdy z tych pojedynczych modułów przekazuje sumaryczne dane do księgi głównej, ale pozwala na kontrolę i saldo systemu po drodze. Raporty mogą być generowane z poszczególnych modułów w celu zapewnienia dokładności danych przed ich przekazaniem do księgi głównej firmy.
Poprawa przepływu pracy
Poprawa przepływu pracy w poszczególnych działach często zwiększa się dzięki wdrożeniu systemu informacji księgowych. Departamenty spoza księgowości muszą rozumieć, jak ważne informacje są przetwarzane przez wewnętrzny system informacji finansowych firmy z różnych powodów. Dokumenty źródłowe - takie jak faktury, zamówienia zakupu, raporty wydatków pracowniczych, karty czasu do wprowadzenia listy płac, rachunki i formularze nabycia aktywów - muszą znaleźć drogę od zleceniodawcy do działu księgowości.
W zależności od oprogramowania system księgowy wymaga ręcznego wprowadzania do systemu różnych informacji dla różnych części procesu. To często determinuje przepływ pracy innych działów w zakresie przetwarzania danych finansowych. Procedury i procesy, które jasno określają potrzebne informacje, etapy przetwarzania tych informacji i procesu zatwierdzania, pomoc w redukcji zbędnych prac i zapewnienie, że dział księgowości posiada niezbędne zgody na przetwarzanie danych finansowych.
