Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest ważne dla każdej firmy i ma kluczowe znaczenie dla małych firm, w których liczy się każdy grosz. System informacji księgowych może pomóc tylko w tym procesie, który obejmuje gotówkę, zapasy i szczegóły sprzedaży. Skomputeryzowany system może dostarczyć informacji znacznie szybciej niż jakikolwiek ręczny system rachunkowości, co czyni go cennym narzędziem w zarządzaniu poziomami gotówki i zapasów.
Obroty
Rozpoznanie sprzedaży jest pierwszym krokiem w cyklu przychodów. System rachunkowości rozpoznaje sprzedaż jako wzrost przychodów wraz ze wzrostem środków pieniężnych lub należności. W firmach detalicznych należy również obniżyć zapasy - ten rodzaj transakcji jest automatycznie przetwarzany przy użyciu skomputeryzowanego systemu. Wiele firm stosuje oprogramowanie do punktów sprzedaży, które pozwala na skanowanie przedmiotów i przesyłanie danych do systemu księgowego w czasie rzeczywistym, co jest główną zaletą w zarządzaniu środkami pieniężnymi i zapasami.
Płatności
Płatności, ściśle monitorowane przez kierownictwo, zwiększają przepływy pieniężne. W zależności od rodzaju działalności, płatności mogą mieć formę czeków, kart kredytowych, gotówki, przelewów i transferów funduszy. Te transakcje są przechwytywane w systemie rachunkowości poprzez ręczne wpisy do dziennika lub interfejsy z innych systemów. Niektóre firmy posiadają specjalne moduły należności, które rozpoznają nie tylko dane księgowe, ale także szczegóły dotyczące sprzedaży, warunków, kontaktów i innych informacji. Po otrzymaniu płatności księgowy wprowadza informacje o płatności do modułu, który wpływa do księgi głównej.
Wysyłka
Wysyłka jest istotną częścią cyklu przychodów. W systemach zintegrowanych działania związane z wysyłkami są odzwierciedlane w księdze głównej, głównie w obszarze zapasów. System umieszcza wszystkie odpowiednie transakcje za kulisami, aby pracownicy pracujący w magazynie nie musieli znać księgowości w celu prawidłowego wykonywania tej czynności. Funkcja wysyłki składa się z dwóch części: pobrania towaru z magazynu i wysyłki. Kody paskowe są często używane do przyspieszenia tego procesu, dokumentowania i zmniejszania rachunków magazynowych.
Raporty
System informacji księgowych może generować raporty wykorzystywane przez kierownictwo do podejmowania decyzji w sprawach finansowych. Niektóre typowe raporty to raporty na temat stanów magazynowych, analiza trendów i raporty o starzeniu się należności, które informują zarządcę, kim są dłużnicy, ile są winni i jak długo. W rzeczywistości, Wisconsin wymaga okresowych raportów od niektórych departamentów rządowych co kwartał w celu monitorowania przepływów pieniężnych. Bez systemu komputerowego byłoby bardzo trudno wyprodukować te szczegółowe raporty w odpowiednim czasie i skutecznie.
