System informacji księgowych jest zazwyczaj skomputeryzowanym programem księgowym, który przechowuje rekordy dla firmy. Informacje są wprowadzane do systemu, a system śledzi i porządkuje informacje rozliczeniowe. System informacji księgowych służy również do dostarczania szczegółowych informacji na temat spółki, w tym sprawozdań finansowych.
Transakcje biznesowe
System informacji księgowych jest przeznaczony do rejestrowania wszystkich transakcji w firmie. Urzędnik księgowy wprowadza do programu wszystkie transakcje biznesowe, a transakcje są automatycznie księgowane na odpowiednich kontach. Jest to ważne, ponieważ każda informacja o czasie jest potrzebna, może znaleźć się na komputerze i jest zorganizowana.
Rozrachunki z dostawcami
System informacji księgowych pozwala na łatwiejsze dokonywanie płatności na rachunkach. Wiele systemów jest zaprojektowanych do opłacania wszystkich rachunków za kliknięcie jednego przycisku. Wybrana jest data i kontrole są automatycznie wystawiane dla wszystkich należnych rachunków. Większość systemów pozwala urzędnikowi cofnąć wybór niektórych rachunków, jeśli firma nie jest gotowa zapłacić konkretnego rachunku.
Należności od rachunków
Ten rodzaj systemu pozwala również na łatwiejsze fakturowanie. Informacje są rejestrowane w systemie, a urzędnik decyduje, kiedy wydrukować banknoty. Odbywa się to codziennie, co tydzień lub co miesiąc, w zależności od firmy. System generuje wszystkie rachunki sprawnie i łatwo dla urzędnika.
Sprawozdania finansowe
System informacji księgowych generuje wszystkie raporty finansowe bez konieczności przeliczania przez urzędnika. Daty raportów są wprowadzane do systemu, a komputer generuje raporty dla tego konkretnego okresu. Jest to przydatne, gdy natychmiast potrzebny jest raport z innego okresu. System może generować raporty przez dowolny okres, dla którego informacja została zarejestrowana.
Zamknięcie roku
Zamknięcie roku jest często żmudnym procesem dla księgowego. Powstaje niesprawdzone saldo prób, wprowadzanie i rejestrowanie wpisów, obliczanie skorygowanego salda próbnego, dokonywanie zamkniętych wpisów i generowanie bilansu próbnego po zamknięciu. Proces ten jest skomplikowany i czasochłonny, ale dzięki systemowi informacji księgowych komputer wykonuje większość pracy samodzielnie.
