Firmy mają dwa główne cykle koniunkturalne: cykl przychodów i cykl wydatków. Opłaty za cały cykl rozliczeniowy są częścią większego cyklu zakupów i wydatków. Składa się ona z pełny zakres niezbędnych czynności księgowych wymaganych do sfinalizowania zakupu po złożeniu zamówienia i otrzymaniu produktu lub usługi. Pełny cykl rozliczania zobowiązań obejmuje dopasowywanie dokumentów, zatwierdzanie faktur, wystawianie czeków i rejestrowanie płatności.
Wskazówki
-
Pełne konta cykliczne mogą odnosić się do pełnego procesu otrzymywania, weryfikowania i płacenia faktury lub stanowiska, które pociąga za sobą odpowiedzialność za cały proces.
Cykl płatności rachunków
W procesie rozliczania zobowiązań zaangażowane są trzy główne dokumenty: zamówienie zakupu, raport odbiorczy i faktura dostawcy.
- Gdy firma jest gotowa dokonać zakupu, dział zakupów wyśle zamówienie do sprzedawcy. Ten dokument zawiera szczegóły zamówionego towaru, cenę i ilość. Zamówienie zakupu powoduje, że sprzedawca wysyła towar.
- Gdy firma otrzyma towar, dział odbiorczy dokona uzupełnienia odbiór raportu. Ten raport dokumentuje dokładne towary zawarte w przesyłce. Jeśli przesyłka zawiera jakiekolwiek uszkodzone przedmioty, pracownik odnotowuje to w raporcie.
- Sprzedawca wysyła faktura dostawcy żądanie zapłaty za wykonane towary lub usługi. Ten dokument jest wysyłany do rachunków płatnych i uruchamia proces płatności.
Procedury płatnicze dla rachunków
Dobrze zarządzana firma kont dokładnie określone procedury prowadzenie procesu rozliczania zobowiązań w celu uniknięcia błędów i wykrycia ich w momencie wystąpienia. Te same procedury mogą również zniechęcić i wykryć celowe fałszowanie oraz zapewnić ścieżkę audytu do późniejszego wykorzystania w przypadku, gdyby rozbieżność pozostała niewykryta. Procedury te różnią się w zależności od firmy i departamentu, ale generalnie mają podobny wzór:
- Po otrzymaniu faktury od sprzedającego zespół odpowiedzialny za rachunki wykonuje Dopasowanie w trzech kierunkach poprzez porównywanie informacji o zamówieniu z tymi w raporcie odbierającym i fakturze dostawcy, aby zapewnić spójność informacji.
- Jeżeli zobowiązania do zapłaty mogą sprawdzić, czy towary na fakturze dostawcy zostały zamówione i otrzymane przez spółkę, to faktura jest zatwierdzona do przetwarzania płatności. Odbywa się to za pomocą kuponu, podpisu lub pieczęci.
- Jeśli występują rozbieżności - jeśli otrzymana ilość nie odpowiada zamówionej ilości i fakturze, lub jeśli produkt nie jest dokładnie taki, jak jest zamówiony - należności będą próbowały wyśledzić źródło problemu przez śledzenie w razie potrzeby z odbiornikiem, sprzedawcą lub użytkownikiem końcowym, który złożył zamówienie.
- W dużych firmach faktyczna płatność jest przetwarzana przez departament skarbowy. Jednak, zobowiązania do zapłaty są odpowiedzialne za wydawanie płatności w większości małych firm. Po potwierdzeniu faktury konta do zapłaty wysyłają potwierdzoną dokumentację wraz z czekiem do osoby podpisującej czek firmy.
- Po zatwierdzeniu przez osobę podpisującą czek i znakach, rachunki płatne maili czek i oznacza fakturę jako zapłaconą w systemie księgowym.
Rola pełnych cykli płatności
Opisy płatnych rachunków z rachunkami są często oznaczane jako "pełny cykl". Oznacza to, że pracownik jest odpowiedzialny za zobowiązania odpowiedzialny za każdą część procesu płatności, w przeciwieństwie do specjalizacji w jednym lub kilku określonych obszarach. Potencjalne obowiązki mogą obejmować dopasowanie w trzech kierunkach, sprawdzanie raportów wydatków pod względem dokładności, stosowanie rabatów płatności i wystawianie płatności na rzecz dostawców.
Kiedy te stanowiska są reklamowane, dział HR lub menedżer odpowiedzialny za wynajem zazwyczaj starają się skonstruować konta wymagające rozmów kwalifikacyjnych pytania, które dokładnie oceniają znajomość wnioskodawcy z całym procesem i zidentyfikować słabe punkty lub obszary niedoświadczenia.
