Tworząc system księgowy, firmy i organizacje non-profit muszą ustanowić ramy kontroli wewnętrznej. Proces kontroli wewnętrznej pomaga zapewnić, że system działa dobrze i że wszyscy zaangażowani pracownicy działają zgodnie z oczekiwaniami. Posiadanie tak podstawowej funkcji biznesowej zapewnia wystarczającą pewność, zmniejszając prawdopodobieństwo błędów i zabezpieczając aktywa organizacji. Ze względu na jego znaczenie firmy dobrze biorą pod uwagę podstawowe zasady kontroli wewnętrznej.
Obowiązki
Firmy muszą jasno określić zakres odpowiedzialności. Przydzielanie konkretnych obowiązków poszczególnym osobom zapewnia, że rozumieją, co jest ich częścią w utrzymaniu kontroli wewnętrznej. Jeśli odpowiedzialność za kontrolę wewnętrzną będzie konsekwentnie pomijana, skuteczny system kontroli wewnętrznej wyjaśni, kto nie wykonuje przydzielonego zadania.
Ewidencjonowanie
Pamięć nie jest nieomylnym narzędziem, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z dużą ilością informacji lub transakcji. Posiadanie prawidłowych procedur prowadzenia dokumentacji umożliwi firmom posiadanie dokładnej historii transakcji. Takie historyczne dane pozwalają firmie na odnoszenie się do niej później, jeśli problem zostanie wykryty lub konieczne będzie wyjaśnienie.
Ubezpieczenia i klejenie
Niestety, nawet najlepszy system kontroli wewnętrznej może nie zapobiegać utracie aktywów. Ubezpieczając aktywa i wiążąc pracowników, organizacja może mieć pewność, że zostanie zwrócona za wartość składnika aktywów, jeśli zostanie skradziony lub w inny sposób przywłaszczony.
Rekordy aktywów i przechowania
W systemie kontroli wewnętrznej ludzie, którzy mają fizyczny dostęp do środków pieniężnych i innych aktywów, nie są tymi samymi osobami, które prowadzą rejestry dotyczące tego zasobu. Jeśli, na przykład, osoba odpowiedzialna za prowadzenie drobnych rejestrów pieniężnych była tą samą osobą, która posiadała klucz do drobnego kasy, łatwo byłoby tej osobie pomóc sobie w gotówce podczas fałszowania drobnej dokumentacji. Osoba przechowująca rekordy aktywów nie powinna mieć fizycznego dostępu do śledzonych zasobów.
Odpowiedzialność za powiązane transakcje
Czasami, aby ukończyć pojedynczą transakcję, należy wykonać kilka zadań. W tym przypadku ważne jest, aby każdy z pracowników wykonywał oddzielne zadania składające się na transakcję. To zapewnia, że więcej niż jedna osoba była zaangażowana w wykonanie zadania, zwiększając szanse na wykrycie wszelkich błędów lub nieuczciwych działań.
Kontrola technologiczna
Alarmy przeciwwłamaniowe, klawiatury elektroniczne i inne funkcje bezpieczeństwa oparte na technologii mogą pomóc organizacjom chronić zasoby. Technologia często udaje się tam, gdzie ludzie nie mogą, i może być w pracy 24 godziny na dobę bez konieczności dodatkowej zapłaty lub przerw. Inteligentne firmy rozszerzają swoje systemy kontroli wewnętrznej o odpowiednią i opłacalną technologię.
Niezależna recenzja
Firmy muszą regularnie sprawdzać swoje systemy kontroli wewnętrznej. Powinno to zrobić osoba, która nie wykonała żadnej z kontrolowanych prac. Niezależny oceniający może obiektywnie zdać sprawozdanie z pracy wykonywanej podczas procesu kontroli wewnętrznej i nie ma powodu, aby omawiać błędy lub nadmiernie optymistycznie oceniać procedury kontrolne.
