Przedsiębiorcy finansują projekty, które zdaniem wyższej kadry kierowniczej mają kluczowe znaczenie dla ich sukcesu. Jednak finansowanie samego projektu nie gwarantuje, że po zakończeniu projektu firma będzie lepiej niż przedtem.
Istnieje wiele powodów, dla których firma może odnieść korzyści z projektu. Wyjątkowy kierownik projektu może stawiać zespół w dobrym kierunku. Lub, ze względu na wyjątkowe szkolenia i doświadczenie w pracy, zespół może przyjąć wszystkie właściwe praktyki. Ale w większości przypadków pomaga korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami.
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak wykres PERT i struktura podziału pracy, mogą poprawić możliwości zespołu, zapewniając wskazówki, nawet jeśli zespół projektowy posiada całą odpowiednią wiedzę i lata praktyki.
Wykres Gantta
Wykres Gantta to poziomy wykres słupkowy zawierający listę działań związanych z projektem, a także datę rozpoczęcia i zakończenia każdego działania, które są wyświetlane w formacie kalendarza. Wykres Gantta nie ilustruje relacji między jednym działaniem a drugim, ale każde działanie wymienione na wykresie Gantta pokrywa się z działaniem w strukturze podziału pracy, która dzieli prace projektowe na fazy i pakiety robocze.
Wykres Gantta zawiera również kolumny do udokumentowania czasu trwania i procentu ukończenia każdego zadania. Liczba dni roboczych, w których aktywność była w toku, oczekiwana liczba dni na zakończenie działania, a pozostałe dni są również udokumentowane na wykresie. Liczby te ilustrują planowany i rzeczywisty postęp prac.
Wykres Pert
Technika oceny i przeglądu programu lub wykres PERT służy do planowania czasu i zasobów potrzebnych do ukończenia projektu i sterowania zadaniami projektu. Korzystając z wykresu PERT lub diagramu sieciowego, kierownictwo projektu może określić i zaplanować kolejno każde zadanie, które członkowie zespołu muszą wykonać, aby osiągnąć cel projektu i podać czas wymagany dla każdego z nich.
Wykres PERT ilustruje wzajemne powiązania między zadaniami, określając, które zadania są wykonywane równolegle, a które kolejno. Kamienie milowe projektu - wydarzenia, które wyznaczają końcowy wynik szeregu działań - są również przedstawione na wykresie.
Ponadto wykres PERT zawiera trzy szacunki dla każdego działania projektu: najkrótszy czas wymagany do ukończenia działania, czas, który prawdopodobnie będzie wymagany do ukończenia działania i najdłuższego czasu, jaki może być wymagany.
Analiza ścieżki krytycznej
Analiza ścieżki krytycznej jest narzędziem wykorzystywanym w projektach, które wymagają ukończenia współzależnych działań. Ścieżka krytyczna obejmuje listę działań projektowych określonych w strukturze podziału pracy, czas zakończenia każdego działania oraz identyfikację współzależnych zadań i punktów końcowych, w tym etapów i elementów możliwych do dostarczenia.
Czasy zakończenia zestawu działań w ścieżce krytycznej są sumowane i są równe największemu czasowi, jaki projekt może wymagać do zakończenia. Sekwencyjne działania muszą być zakończone na czas, aby projekt został ukończony na czas.
Macierz przyporządkowania odpowiedzialności
Macierz przypisywania odpowiedzialności lub narzędzie RACI ostrzega interesariuszy projektu przed członkami zespołu, którym przypisano określone obowiązki związane z projektem, oraz za to, jaką pracę ponoszą osoby.
Jak informuje nazwa narzędzia, macierz RACI określa, kto jest odpowiedzialny za ukończenie zadania, kto będzie wykonywał zadanie oraz osoby, które przyczynią się do ukończenia zadania. Macierz określa również, kto jest odpowiedzialny za zadania i kto ma władzę decyzyjną w odniesieniu do zadania. Podano również nazwiska osób, które mogą być konsultowane w związku z zadaniem oraz osoby, które powinny być informowane o postępach, jakie zespół wykonuje w zakończeniu zadania.
Struktura podziału pracy
Struktura podziału pracy (WBS) to model projektu lub wykres, który przerywa pracę nad projektem na zadania. WBS projektu ilustruje zależności między zadaniami i między zadaniami a końcowym produktem projektu.
WBS zawiera podprojekty i wskazuje obowiązki projektu, wymagane zasoby i wymagania czasowe, aby wykonać każde zadanie.
