Kierownicy projektów korzystają z narzędzi do analizy prognoz, budżetów, zestawień dochodów i innych dokumentów finansowych. Aby zmaksymalizować opłacalność i zwrot z inwestycji dla projektów, kierownik projektu wymaga praktycznej znajomości podstawowych koncepcji finansowych i księgowych. Korzystając z narzędzi takich jak arkusze kalkulacyjne i kalkulatory online, menedżerowie projektów analizują informacje finansowe projektu, stosują zasady rachunkowości i zarządzają raportami, aby zapewnić sprawne działanie projektu.
Analiza kosztów i korzyści
Kierownicy projektów przeprowadzają analizę kosztów i korzyści, gdy muszą podjąć decyzję w sprawie projektu. Zwykle za pomocą narzędzia do arkuszy kalkulacyjnych, takiego jak Microsoft Excel, Arkusze kalkulacyjne Google lub Quickbooks, analizują koszty związane z daną inwestycją obliczaną w ciągu trzech lat w celu wygenerowania wartości bieżącej netto, zwrotu z inwestycji i innych wskaźników potrzebnych do podjęcia dobrej decyzji finansowej. Na przykład analiza kosztów i korzyści dla projektu rozwoju szkoleń zwykle obejmuje pomiar kosztów tworzenia materiałów szkoleniowych i odejmowanie oszczędności generowanych przez personel działający bardziej wydajnie. Bardziej złożone analizy kosztów i korzyści wiążą się z wieloma kosztami i licznymi korzyściami.
Prognozy
Prognozy przepływów pieniężnych pomagają kierownikom projektów przewidzieć, czy dochód pokryje koszty operacji. Kierownicy projektów mogą pobrać szablon ze strony internetowej, takiej jak witryna Microsoft Office Templates lub opracować własny format. Następnie, wprowadzając oczekiwane dochody i wydatki za każdy miesiąc i porównując wartości za pomocą formuł, kierownik projektu może przygotować oświadczenie, aby przedstawić optymistyczne lub pesymistyczne scenariusze dotyczące przepływów pieniężnych. Zazwyczaj prognoza obejmuje okres od jednego do dwóch lat. Prognozy przepływów pieniężnych umożliwiają menedżerom projektu ustalenie, czy działanie jest realną opcją.
Analiza progu rentowności
Menedżerowie projektów wypełniają analizę progu rentowności w celu określenia poziomu produkcji, przy której pieniądze generowane przez produkt lub usługę wytworzone w ramach projektu są równe kosztom ich opracowania. Na przykład menedżerowie projektów korzystają z bezpłatnych narzędzi online, takich jak oprogramowanie Project.net, w celu utrzymania pulpitu nawigacyjnego projektu i zapewnienia, że zadania projektowe generują wyniki pomagające w zarządzaniu projektami.
Śledzenie budżetu
Kierownicy projektów używają oprogramowania do śledzenia budżetu, takiego jak oprogramowanie Clarizen, w celu ustalenia, czy inwestycje w projekt mają sens z czasem, po porównaniu wartości pieniężnej zarówno dziś, jak iw przyszłości. Narzędzia programowe pozwalają kierownikom projektów na ustalanie stawek godzinowych dla zasobów, dostosowywanie stawek rozliczeniowych i analizowanie zużycia zasobów. Te narzędzia i techniki pomagają utrzymać projekt na właściwej drodze, zapewniając wydatki, takie jak specjalistyczne doradztwo, licencje na oprogramowanie i koszty sprzętu, są dozwolone w ramach przydzielonego finansowania.
