System płac zapewnia medium niezbędne pracodawcy do przetworzenia swojej listy płac. Dopóki system wynagrodzeń zaspokaja potrzeby płacowe pracodawcy, ten ostatni może korzystać z dowolnego systemu, który chce.
podręcznik
Ręczny system płac powinien być wybrany po dokładnym rozważeniu. Ten system wymaga od osoby płacowej przetwarzania całej listy płac ręcznie; zwiększenie prawdopodobieństwa wystąpienia błędów. Pracodawcy powinni korzystać z ręcznego systemu płac tylko wtedy, gdy mają niewielu pracowników. Plusem tego systemu jest to, że jest niedrogi do wdrożenia.
Pracodawcy mogą kupować standardowe arkusze czasu pracy ze stacjonarnego sklepu i mieć pracowników do ich wypełnienia. Pracodawca może wykonywać kalkulacje płacowe i podatkowe na kalkulatorze, ręcznie pisać wypłaty / odcinki wypłat lub korzystać z maszyny do pisania i przechowywać wydrukowane dane płacowe w skrzyniach. Mimo to próba użycia tego systemu, jeśli nie ma się znajomości przepisów o płacach lub jeśli lista płac jest zbyt duża, może skutkować nieprawidłową wypłatą i przetwarzaniem podatku.
Własny komputerowy
Własny skomputeryzowany system jest realną alternatywą, jeśli pracodawca chce wyeliminować ręczne przetwarzanie listy płac. System ten obejmuje korzystanie z oprogramowania płacowego, takiego jak Z-Pay, Ultipro i QuickBooks, które mogą przechowywać dane płacowe w celu zachowania zgodności z zapisami. Oblicza płace i odliczenia na podstawie wprowadzonych danych. Na przykład, osoba płacąca wpisuje status zgłoszenia pracownika, stan pracy i dodatki do oprogramowania płacowego. Oprogramowanie do płac ma federalne i stanowe tabele u źródła zakodowane w systemie i wykonuje obliczenia.
Ten system wymaga od pracownika inwestowania i utrzymywania oprogramowania płacowego. W zależności od złożoności oprogramowania, personel płac może wymagać intensywnego szkolenia. Jeśli lista płac jest niewielka, jedna osoba płacąca może obsługiwać przetwarzanie listy płac. Ale jeśli lista płac jest duża, z tysiącami pracowników, pracodawca musiałby zatrudniać pełną kadrę płac, która może obejmować księgowego / asystenta płac, specjalistę ds. Płac, opiekuna płac i menedżera płac. Ten system może okazać się drogi dla pracodawców.
Outsourcing
Outsourcing płac do dostawcy usług płacowych jest często opłacalną i oszczędzającą czas alternatywą dla pracodawców. Usługi płacowe mają specjalistów ds. Płac, którzy przetwarzają listy płac klientów, w tym bezpośrednie płatności depozytów, kontrole na żywo i przetwarzanie W-2. Pracodawcy płacą ryczałtową opłatę za tę usługę, co eliminuje konieczność płacenia pracownikom pensji i świadczeń na miejscu. Ponadto pracodawcy nie muszą radzić sobie z problemami z oprogramowaniem płacowym. Ostatecznie, outsourcing płac daje pracodawcy czas na skupienie się na innych obowiązkach.
Wielu dostawców usług płacowych oferuje internetowe rozwiązania płacowe, które umożliwiają pracodawcom dostęp do danych płacowych pracowników i rejestrów płacowych online. Ponadto, usługi płac zazwyczaj oferują klientom różne metody przekazywania godzin płac dla każdego okresu rozliczeniowego, takie jak faksem, pocztą elektroniczną lub online.
Minusem outsourcingu jest to, że gdy pracownicy mają problemy z listą płac, natychmiastowa pomoc może nie być dostępna. Ponadto, gdy usługa płac powoduje pewne błędy podatkowe, IRS penalizuje pracodawcę, a nie usługę płac. W związku z tym niektórzy pracodawcy zatrudniają pracującego na miejscu administratora płac, który pracuje jako łącznik dla działu płac i pracodawcy.
