Karta projektu jest dokumentem, który formalnie rozpoznaje projekt. Karta projektu zapewnia kierownikowi projektu uprawnienia do wykorzystywania zasobów i przydzielania ich w razie potrzeby. W związku z tym generalnie zaleca się, aby menedżer projektu został zidentyfikowany i przydzielony tak szybko, jak to możliwe, przynajmniej przed sfinalizowaniem karty projektu.
Kontrakt
Zazwyczaj umowa jest widziana, jeśli dane wejściowe do karty projektu pochodzą od zewnętrznego klienta. Zamiast tego można znaleźć umowy SLA (umowy o poziomie usług) dla projektów wewnętrznych w organizacji.Te umowy o poziomie usług są jak umowy, ponieważ określają role i obowiązki zaangażowanych stron. Umowa pomoże określić potencjalne parametry karty projektu.
Project Statement of Work
SOW lub oświadczenie o pracy jest wkładem wykorzystywanym do opracowania karty projektu. Elementy Zakresu Prac określają potrzeby / korzyści biznesowe projektu, opis zakresu produktu i plan strategiczny.
Każdy projekt jest tworzony w celu zaspokojenia niektórych potrzeb organizacyjnych, a SOW opisuje tę potrzebę.
Ponieważ projekty mają skończony czas trwania, koszt i zakres, oczekiwany rezultat jest oczekiwany niezależnie od tego, czy jest to produkt, czy nowy proces biznesowy. W SOW opisano ten produkt końcowy lub wynik.
Działając przy założeniu, że organizacja ma plan strategiczny, który proponowany projekt stara się osiągnąć, plan ten ma kluczowe znaczenie w tworzeniu karty projektu.
Czynniki środowiskowe w przedsiębiorstwie
Podczas tworzenia karty projektu należy wziąć pod uwagę wszystko, co organizacja ma i co może mieć wpływ na projekt. Przykłady obejmują, między innymi: finansowanie, zasoby kadrowe, tolerancję na ryzyko, wolę polityczną, standardy rządowe lub przemysłowe oraz kulturę organizacyjną.
Dane wejściowe są szczególnie przydatne dla kierownika projektu, ponieważ karta projektu jest jednym z pierwszych dokumentów, które jasno określają, jakie zasoby mogą dla niego wykorzystać.
Organizacyjne zasoby procesowe
Każda firma ma własny sposób prowadzenia działalności; ma to bezpośredni wpływ nie tylko na sposób sporządzania karty projektu, ale także na wszelką późniejszą dokumentację projektową, która jest tworzona. Oprócz ustanowienia procesów, w których projekt będzie realizowany, te atrybuty procesu organizacyjnego reprezentują również sumę wiedzy intelektualnej posiadanej przez organizację. Wiedza ta powinna być uwzględniona przy tworzeniu karty projektu.
