Podczas zarządzania projektem podstawową kwestią jest wiedza o tym, co pociąga za sobą wynik. "Produkty" to termin, który zawsze słyszy się w biznesie i łatwo byłoby myśleć, że odnosi się on do produktów fizycznych, które otrzymuje, ale jest o wiele szerszy niż ten.
Jakie są dostawy?
Zasadniczo wyniki są wynikiem projektu. Istnieje jednak kilka rodzajów produktów: produkty zewnętrzne i zewnętrzne oraz produkty projektu i procesu.
Zewnętrzne produkty to usługi lub produkty, które klient lub klient zaangażował do dostarczenia firmie. To coś, co twoja firma tworzy na sprzedaż, by generować dochód dla firmy.
Rezultaty wewnętrzne to zadania i praca wykonane w firmie, które nie są oparte na kliencie, ale wymóg pomyślnego prowadzenia działalności. Składanie podatków, robienie dokumentów i zarządzanie kontami są uważane za wewnętrzne. Rezultaty wewnętrzne nigdy nie przekroczą stanowiska klienta, ale mogą zostać opracowane dla organów takich jak IRS lub organy wydające zezwolenia. Są nadal wewnątrz (wewnętrznej) firmy lub niezbędne do prowadzenia firmy.
Wyniki projektu i wyniki procesu należą do kategorii produktów zewnętrznych, ponieważ odnoszą się do pracy opartej na kliencie.Produkty projektu są efektami skierowanymi na klienta; wszelkie produkty i usługi, które mają zostać dostarczone klientowi w wyniku projektu.
Z drugiej strony, rezultaty procesu to dowolna z prac wykonanych w celu ukończenia dostarczania projektu. Są to dokumenty, plany, makiety, wszelkie wyjaśnienia dotyczące zakresu, a nawet podziałów struktury pracy, które są tworzone dla wewnętrznego zespołu.
Zrozumienie rezultatów projektu
Gdy klienci lub klienci angażują się w działalność gospodarczą, aby świadczyć usługę lub sprzedawać im produkt, rezultatem, jaki otrzymują, jest dostarczenie projektu. Może to być produkt fizyczny, ale może też być czymś nieuchwytnym, takim jak usługa, raport lub plik komputerowy.
Na przykład, gdy linia lotnicza zleca Boeingowi wymyślenie dla nich nowego samolotu, sprecyzuje, czego wymaga od samolotu - od rozmiaru, przez siedzenia i projekt. Samolot staje się przedmiotem dostawy. Jeśli firma posiada wewnętrzną konferencję i zatrudnia transkrybenta do rejestrowania i dokumentowania zdarzenia, pliki ich transkrypcji również są dostarczane.
Produktami mogą być kreatywne wydruki, sprzęt, oprogramowanie, dokumenty, sprzęt i inne usługi. Mogą to być krótkoterminowe lub bardzo złożone długoterminowe projekty.
Bardziej wyraźne rezultaty są zdefiniowane w umowach projektowych, tym bardziej płynny będzie proces dostawy.
Definiowanie Rezultatów Projektu
Nie wystarczy powiedzieć, co zostanie dostarczone na końcu projektu. Konieczne jest określenie jasnego zakresu, kosztów i terminów określonych w kontrakcie na dostawy, tak aby obie strony zgadzały się, co zostanie dostarczone, kiedy zostanie dostarczone i za ile.
Załóżmy na przykład, że podpisujesz umowę na dostawę nowej witryny korporacyjnej dla swojej firmy odzieżowej. Im więcej szczegółów możesz podać na stronie internetowej, tym bardziej prawdopodobne jest, że otrzymasz produkty, których potrzebujesz.
Dlatego określenie rezultatów powinno pociągać za sobą wymienienie wszystkich aspektów, których będziesz potrzebować na stronie:
- Dynamiczny portal e-commerce, w którym klienci mogą zobaczyć ubrania w wielu widokach z możliwością powiększania.
- Klienci mogą kupować online za pomocą kart kredytowych, PayPal i Interac w wielu walutach.
- Integracja agregacji list dyskusyjnych znajduje się na liście życzeń działu marketingu.
- Dział produktów chce łatwo aktualizować witrynę za pomocą nowego produktu, ale musi także dostosowywać zapasy firmy w trybie 24/7, aby produkty nie były wyprzedane lub pozostawione niesprzedane z powodu złego śledzenia danych.
Każdy z tych aspektów można szczegółowo opisać w umowie dotyczącej projektu. Oczekiwane rezultaty procesu zostaną następnie wewnętrznie rozstrzygnięte przez zespół projektowy w sposób, który szybko przeniesie projekt do przodu, tak aby możliwe było dotrzymanie terminów dostarczenia produktów na zewnątrz.
W tym przypadku może istnieć więcej niż jeden produkt wynikowy. Pierwszym może być makieta projektu strony internetowej, a drugim produktem będzie funkcjonująca strona internetowa lub model szkieletowy. Pierwszy produkt będzie wymagał zatwierdzenia przed utworzeniem drugiego produktu, a umowa będzie wymagać wyjaśnienia kryteriów akceptacji dostarczanych produktów.
Kroki w określaniu dostaw
Dwa najważniejsze słowa, o których należy pamiętać przy definiowaniu rezultatów, są "konkretne" i "mierzalne".
Szczegóły są na etapie planowania projektu i tam określone zostaną szczegóły tego, co musi być wynikiem; produkt podlegający dostawie. Po potwierdzeniu szczegółów można ustalić koszty i siłę roboczą oraz zatwierdzić klienta budżetu.
Kamienie milowe są częścią "mierzalnego" aspektu rezultatów, ale są przeznaczone do użytku wewnętrznego - produkty procesu - tylko punkt kontrolny na drodze do ukończenia projektu i uwolnienia pracy klienta.
Innym aspektem mierzalnej części wyników projektu jest to, że muszą spełniać kryteria akceptacji. W tym celu klient musi jasno określić, czego potrzebuje podczas pisania umowy, lub może mieć niewielką rekompensatę, jeśli ich wyniki nie są zgodne z przewidywaniami.
Linie podstawowe i kamienie milowe
Albo pracujesz nad projektem, który wymaga rezultatów, albo angażujesz się, by otrzymać rezultaty. Tak czy inaczej, projekt wymaga linii podstawowych i etapów, aby zapewnić sukces.
Podstawy projektu mogą być podstawą zakresu, linią bazową harmonogramu lub linią podstawową kosztów. Razem stanowią one linie bazowe do pomiaru wydajności i nie są zdefiniowane do czasu zakończenia planowania projektu. Mają być ramami nadzoru, gdy projekt zostanie rozpoczęty.
Podstawową linią kosztów jest oczekiwany budżet. Zakres obejmuje pełen zakres projektu oraz oczekiwania i wynik. Harmonogram jest harmonogramem realizacji i dostawy. Jeśli, lub kiedy, szczegóły projektu ulegną zmianie, należy to odnotować, a linie podstawowe będą musiały zostać zmienione.
Monitorując dokładność linii podstawowych, ważne są kamienie milowe. Kamienie milowe to zadania lub osiągnięcia, które po ukończeniu pomagają w przyspieszeniu ostatecznych rezultatów każdego projektu. Kamienie milowe mogą być dużymi osiągnięciami, takimi jak tworzenie ramek w nowym magazynie lub podpisywanie kontraktu. Ogólnie rzecz biorąc, kamienie milowe to funkcja wewnętrzna, środek monitorowania postępu, który pomaga zespołowi projektowemu pozostać na cel w celu zakończenia realizacji.
Jeśli pominiesz kamienie milowe projektu lub linie bazowe się przesuwają, oznacza to, że rezultaty mogą nie dotrzymać terminu.
Zarządzanie Rezultatem Projektu
Pełzanie zakresu może spowodować, że zakres projektu rozszerzy się po rozpoczęciu prac. Aby to ograniczyć, należy jasno określić, jakie rezultaty są związane z pierwotną umową w sprawie projektu oraz w razie potrzeby uzupełnić dodatkowy czas i budżet, jeśli zostaną dodane nowe produkty. Konieczne jest uzyskanie zgody wszystkich zainteresowanych stron w tych przypadkach.
Klienci i inne zainteresowane strony mogą poprawić sukces projektu poprzez jego wkład w to, jakie powinny być kryteria akceptacji. Należy jasno określić przeznaczenie produktu końcowego i jego cel, aby upewnić się, że spełniasz wymagania i wymagania dotyczące dostarczanych produktów.
Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby wszyscy byli na bieżąco i na bieżąco o postępach projektu oraz o tym, ile jeszcze pracy trzeba wykonać, aby zakończyć. Może to być szczególnie produktywne, gdy istnieje więcej niż jeden zewnętrzny produkt. Upewnij się, że procesy, terminy i cele są wyraźne i proste oraz deleguj zadania.
