Raporty o stanie projektu kontrolują dokumenty dla każdego, kto próbuje zarządzać projektem, niezależnie od tego, czy jest to praca jednoosobowa, czy też obejmuje setki osób w wielu lokalizacjach. Raport o stanie projektu służy jako zwięzłe podsumowanie postępu projektu, spodziewanej daty zakończenia oraz działań, które zostały podjęte od czasu skompilowania ostatniego raportu o stanie projektu. Pomaga menedżerom w utrzymywaniu zadań na odpowiednim poziomie i identyfikowaniu problemów na tyle wcześnie, aby uzyskać sensowne rozwiązania.
Podsumowanie projektu
Raport o stanie projektu zazwyczaj rozpoczyna się krótkim opisem ważnych elementów projektu. Ten akapit lub blok identyfikuje nazwę projektu, datę raportu, który jest odpowiedzialny za projekt lub jego dział zarządzania oraz oświadczenie o celu projektu. Może również zawierać informacje kontaktowe, takie jak numery telefonów lub adresy e-mail członków kluczowych członków zespołu projektowego. Jest mało prawdopodobne, aby ta sekcja uległa znacznym zmianom w trakcie trwania projektu i jest często kopiowana z jednego raportu o stanie do następnego z aktualną datą aktualizacji.
Rezultaty
Sekcja opisująca wyniki projektu jest kluczem do raportu o stanie projektu. W tej sekcji należy podać wykaz produktów i podać ich aktualny status w słowie lub dwóch. Na przykład, arkusz projektu uruchomienia produktu może mieć takie wyniki, jak reklama drukowana, impreza wprowadzająca sprzedawcę, wystawa stoisk targowych i tworzenie arkuszy cenowych. Obok każdego z produktów menedżer projektu powinien pisać takie rzeczy, jak "kompletny" lub "zamówiony" lub "drukarka". Służy to jako podsumowanie projektu wraz z bardziej szczegółowymi zadaniami wymienionymi w sekcji osi czasu.
Osie czasu
Oś czasu zadania jest elementem raportu o stanie projektu, który często jest poddawany najbardziej szczegółowej analizie. W tej sekcji należy szczegółowo opisać prace, które zostały zakończone od czasu ostatniego raportu o stanie projektu, jakie prace będą należne w następnym okresie i kiedy oczekuje się, że zadania zostaną ukończone. Wiele raportów stanu projektu przedstawia to w formie siatki z datami podanymi dla oczekiwanego zakończenia i faktycznego zakończenia. Wielu kierowników projektów decyduje się na kolorowanie tej sekcji za pomocą różnych kolorów, reprezentujących zadania, które są wykonywane zgodnie z harmonogramem, przed terminem, za harmonogramem, zakończone lub wstrzymane.
Uwagi, zalecenia i wyjaśnienia
Raport o stanie projektu musi również zawierać wszelkie czerwone flagi, żądania zmian lub wyzwania, przed którymi stoi projekt. Jest to miejsce, w którym należy wymienić, gdzie mogą być potrzebne dodatkowe zasoby lub gdzie zmienią się terminy dostaw. Ta sekcja może również informować o nieoczekiwanych zdarzeniach mających wpływ na projekt, takich jak problemy z oprogramowaniem, opóźniona dostawa od dostawcy lub wadliwe materiały eksploatacyjne. Niektórzy kierownicy projektów oddzielają tę sekcję od raportu i umieszczają ją w osobnym dokumencie dołączonym do raportu o stanie projektu.
