Zazwyczaj pracodawcy zawierają czek uzupełniający lub równoważne oświadczenie wraz z wypłatą każdego pracownika, niezależnie od tego, czy ma on formę dokumentu papierowego, czy też online, w przypadku wypłat, które są wydawane przez bezpośredni depozyt. Sprawdź kody pośredniczące to dokumenty, które mogą być wymagane w celu spełnienia rządowych wymagań dotyczących prowadzenia dokumentacji. Nawet jeśli zatrzymanie odcinków kontrolnych nie jest obowiązkowe, nadal może być rozsądne.
Wymagania FLSA
Rząd federalny nie ma przepisu zobowiązującego pracodawców do wydawania lub zatrzymywania wypłat z wypłat. Wymogi Fair Standards Act Act zawierają wytyczne dotyczące dokumentacji płacowej. Zasadniczo informacje o płacach muszą być przechowywane trzy lata. Jeśli do zapisania niektórych z tych danych wykorzystywane są kody weryfikacyjne, muszą one również zostać zachowane przez trzy lata. Listy płac muszą zawierać:
- Nazwisko, adres i numer ubezpieczenia społecznego.
- Płeć i zawód pracownika.
- Data urodzenia pracowników w wieku poniżej 19 lat.
- Data i czas rozpoczęcia i zakończenia każdego tygodnia pracy. Data rozpoczęcia okresu płac jest wymagana, jeśli jest inny niż tydzień pracy.
- Data opłacenia pracownika
- Dzienne i tygodniowe przepracowane godziny.
- Stawka wynagrodzenia pracownika.
- Regularne wynagrodzenie, wynagrodzenie za nadgodziny i wszelkie dodatki lub potrącenia z wynagrodzenia pracownika.
Pracodawcy muszą przechowywać karty czasu lub równoważny zapis czasu przepracowanego przez dwa lata.
Dodatkowe wymagania dotyczące rekordów płacowych rządu
Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia twierdzi, że pracodawcy muszą przechowywać wszystkie zapisy dotyczące zatrudnienia, w tym odcinki czeków i listy płac, przez co najmniej jeden rok. W przypadku, gdy pracownik składa skargę do EEOC, zapisy muszą zostać zachowane do jednego roku po ostatecznym wydaniu sprawy przez EEOC lub rok po rozstrzygnięciu sprawy.
Państwa mogą nałożyć dodatkowe wymagania dotyczące prowadzenia rejestru. Na przykład Texas Workforce Commission twierdzi, że pracodawcy muszą zapewnić pracownikom czek uzupełniający lub równoważny dokument zawierający listę wszystkich danych użytych do przygotowania wypłaty. Listy płac muszą być przechowywane cztery lata przestrzeganie przepisów dotyczących ewidencji bezrobocia w Teksasie.
Wytyczne dla pracodawcy
Firma lub organizacja produkuje czeki i sprawdzanie numerów pośrednich z różnych powodów. Internal Revenue Service zaleca, aby sprawdzić odcinki i zapisy bankowe, które służą jako dokumentów potwierdzających do celów podatkowych należy zachować przez okres ograniczeń. Na przykład okres ograniczeń dla deklaracji podatkowych wynosi sześć lat. Nolo.com sugeruje, że firmy przechowują kody weryfikacyjne i rekordy finansowe przez co najmniej siedem lat.
