Przetwarzanie listy płac to wielowymiarowe zadanie, które musi wykonać pracodawca. Pracodawca musi przestrzegać standardów wynagrodzeń i godzin pracy Departamentu Stanu USA oraz przepisów podatkowych w zakresie podatku od wynagrodzeń. Dodatkowo musi spełniać wymagania państwowe dotyczące płac. Posiadanie listy kontrolnej przetwarzania listy płac pomaga zapewnić zgodność.
Przetwarzanie płac
Lista kontrolna powinna zawierać zadania przetwarzania wynagrodzeń dla każdego okresu rozliczeniowego. Obejmuje to wszystkie kroki niezbędne do przetworzenia wynagrodzeń od początku do końca. Jeśli istnieje wiele okresów płatności, takich jak dwutygodniowe i półroczne, przygotuj oddzielne listy kontrolne dla każdego cyklu płac, aby uniknąć nieporozumień. Na przykład, jeśli wszyscy pracownicy godzinowi otrzymują wynagrodzenie co dwa tygodnie, a wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenie w niepełnym wymiarze godzin, potrzebne będą oddzielne listy kontrolne, ponieważ obie grupy płac są przetwarzane w różny sposób.
Lista kontrolna przetwarzania wynagrodzeń może obejmować kroki w celu potwierdzenia przesłania karty czasu, obliczenia karty czasu i wprowadzenia godzin płac do systemu. Powinno to obejmować krok zapewniający regularne wynagrodzenie dla pracowników otrzymujących wynagrodzenie za okres płacenia. Dodatkowo powinno to obejmować wprowadzanie zmian w danych płac pracowniczych, takich jak zmiany adresu i ulgi, korekty płac, takie jak podwyżki płac i kontrole nieważności oraz nowe przetwarzanie zleceń i wypłat. Może również obejmować przetwarzanie dodatkowych wynagrodzeń, takich jak nadgodziny, odprawy, premie i prowizje.
Przetwarzanie dedukcji
Odliczenia od wynagrodzeń obejmują ustawowe / mimowolne odliczenia. To ostatnie oznacza, że odliczenie jest prawnie wiążące. Ustawowe odliczenia obejmują federalny podatek dochodowy, podatek Social Security i podatek Medicare, aw większości przypadków państwowy podatek dochodowy. Pracodawca jest odpowiedzialny za potrącanie tych podatków od wypłat pracowników. Ponadto jest odpowiedzialny za swoją część podatków od wynagrodzeń. Lista kontrolna powinna zawierać wymagane ustawowe odliczenia. Ustawowe odliczenia obejmują również dodatki do wynagrodzenia i zasiłki na wstrzymanie opieki nad dzieckiem. Umieść je na liście kontrolnej, jeśli dotyczy.
Dobrowolne potrącenia to te, które oferuje firma, takie jak emerytury i świadczenia zdrowotne, ubezpieczenie na życie i niepełnosprawność, darowizny na cele charytatywne, opłaty parkingowe, opłaty związkowe i spłata pożyczki. Lista kontrolna nie musi zawierać każdego rodzaju dobrowolnego odliczenia, ale powinna obejmować sprawdzenie dobrowolnych odliczeń. Gdy przedstawiciel płac zapozna się z listą płac, łatwo jest wiedzieć, które odliczenia wpływają na pracowników.
Generowanie płatności
Lista kontrolna powinna zawierać kroki do drukowania wypłat i odcinków wypłaty oraz generowania pliku depozytu bezpośredniego. Dołącz krok do drukowania raportu przetwarzania wstępnego, który umożliwia przedstawicielowi ds. Płac sprawdzenie - a jeśli to konieczne - dostosowanie listy płac przed wydrukowaniem wypłaty i przed wygenerowaniem pliku depozytu bezpośredniego. Dodatkowo, jeśli wypłaty powinny zostać przekazane do konkretnej osoby po przetworzeniu listy płac, należy to zaznaczyć na liście kontrolnej.
Przetwarzanie końcowe
Po przetworzeniu listy płac należy złożyć odpowiednie dane, aby zapewnić zgodność z zapisami. Lista kontrolna powinna zawierać różne raporty płacowe, które należy złożyć. Ponadto powinna zawierać niezbędne raporty dla powiązanych działów, takich jak księgowość, finanse i zasoby ludzkie. Jeśli wymagana jest dalsza interakcja z tymi lub innymi działami, umieść je na liście kontrolnej. Na przykład, jeśli zewnętrzna firma podatkowa zajmuje się sprawami podatkowymi w zakresie podatku od wynagrodzeń, lista kontrolna powinna zawierać sposób przekazywania plików podatku od wynagrodzeń do firmy podatkowej.
