Przetwarzanie listy płac to szczegółowe zadanie, które wymaga solidnych umiejętności matematycznych i rozwiązywania problemów. Pracodawca lub personel płacowy musi zapewnić, że wypłaty wszystkich pracowników są dokładne i terminowe. W wielu przypadkach muszą wchodzić w interakcje z menedżerami i przełożonymi, aby zapewnić, że wszyscy w firmie rozumieją procedury przetwarzania płac. Aby efektywnie wykonywać swoje zadania, personel płac powinien opracować usprawniony system płac, który obejmuje dokumentację krytycznych informacji o płacach.
Dokumentowanie procedur płacowych
Dokumentuj zegar i procedury dotyczące karty czasu. Wiele firm z godzinowymi pracownikami wymaga od nich uderzenia zegarem; inne wymagają, aby ukończyć kartę czasu. Pracownicy, którzy płacą za godzinę pracy, są rozliczani na podstawie godzin ich pracy na kartach czasu; dlatego wszelkie wprowadzane zmiany zegara czasu lub karty czasowej muszą być zgłaszane wszystkim pracownikom na piśmie. Możesz wysłać notatkę do kierowników / przełożonych lub możesz przekazać im wydrukowaną wersję zmian. Kierownicy / przełożeni są odpowiedzialni za przekazywanie niezbędnych zmian swoim pracownikom.
Wydrukuj roczny kalendarz listy płac. Przed końcem każdego roku dokładnie sprawdzaj daty nadchodzącego roku, aby ustalić, które terminy będą się odbywały. Zwróć uwagę na święta, święta i inne święta firmowe. Użyj różnych kolorów, aby podświetlić daty składania wniosków o karty czasu i zmiany listy płac oraz faktyczne daty wypłat. Profesjonalna firma drukarska może pomóc w drukowaniu tych kalendarzy. Rozprowadź kalendarz płac dla wszystkich menedżerów / przełożonych.
Zachowaj standardową księgę przetwarzania płac dla działu płac. Broszura powinna obejmować wszystkie etapy przetwarzania listy płac. Na przykład, jeśli Twoja firma ma dwutygodniowy harmonogram płacenia, sformułuj broszurę, tak aby dokładnie określała, w jaki sposób przetwarzanie dwutygodniowego wynagrodzenia ma miejsce od początku okresu wypłaty do końca. Ten krok jest szczególnie skuteczny przy szkoleniu nowych pracowników płacowych.
Włącz proces raportowania i kontroli do broszury przetwarzania płac. Po wydrukowaniu wypłaty lub przesłaniu pliku depozytu bezpośredniego do banku proces płac nie jest jeszcze zakończony. Udokumentuj te kroki, takie jak drukowanie i wypełnianie rejestrów płac oraz raportów podatkowych, a także nazwiska osób, którym przekażesz wypłaty / zaległości. Ponieważ informacje zmieniają się wraz z upływem czasu, zaktualizuj broszurę i upewnij się, że wszyscy w dziale płac mają kopię.
Upewnij się, że każdy członek zespołu płacowego rozumie swoją rolę. Dokumentuj i daj im kopię swoich konkretnych obowiązków służbowych, aby mieć pewność, że podczas przetwarzania listy płac są świadomi swoich obowiązków.
