Z ankiety przeprowadzonej przez Ernst and Young w 2013 r. Wynika, że 12 proc. Ankietowanych powierzyło swoją listę płac jednemu dostawcy. Około 28 procent wykorzystało pełny wewnętrzny system płac, a 60 procent zastosowało model hybrydowy, zlecając tylko niektóre aspekty swojej listy płac i kończąc resztę wewnętrznie. Jeśli masz odpowiednie podejście, usługi płacowe mogą być dochodowe.
Model biznesowy
Niektóre firmy płacowe oferują usługi tylko określonym typom klientów, podczas gdy inne obsługują wszystkie typy firm. Rzuć realistyczne spojrzenie na swoje kwalifikacje i zasoby, a następnie zdecyduj o swoim modelu biznesowym listy płac. Na przykład możesz kierować reklamy tylko do restauracji, firm budowlanych lub małych biur. Jeśli chcesz obsługiwać większe firmy, takie jak te zatrudniające ponad 1000 pracowników, być może będziesz musiał wykonywać skomplikowane obowiązki, w tym wielozakładowe, wielokrotne wypłaty, przydział wynagrodzeń i przetwarzanie świadczeń. Mniejsza firma ma większe szanse na jedną wypłatę, na przykład tygodniową lub dwutygodniową, a także wszystkich swoich pracowników w jednym państwie. Jeśli wcześniej nie obsługiwałeś dużej firmy i nie otrzymałeś odpowiedniego wsparcia administracyjnego, prawdopodobnie trudno będzie Ci wylądować takich klientów. Ponieważ dopiero zaczynasz, najlepiej jest kierować reklamy na mniejszych klientów.
Strategie wyboru klientów
Starannie wybierając klientów, można uniknąć trudnych i niekompatybilnych klientów. Nie ulegaj pokusie, by zaakceptować każdego potencjalnego klienta, który pojawi się po Twojej myśli, ponieważ właśnie zaczynasz. Dokładnie oceniaj potencjalnych klientów i zwracaj uwagę na znaki ostrzegawcze. Na przykład akceptuj tylko klientów z weryfikowalnym adresem firmy i zachowaj ostrożność w stosunku do nowych klientów, którzy żądają bezpośredniego przelewu następnego dnia. W tym drugim przypadku, klient powinien wysłać ci fundusze płac przed dokonaniem bezpośredniej transakcji depozytowej. Postaraj się wylądować klientom o stałych płacach zamiast jednorazowych klientów.
Struktura usług i cen
Utwórz uporządkowaną listę cen i usług dla celów marketingowych i informacyjnych. Usługi mogą obejmować bezpośrednie wpłaty, kontrole na żywo, odliczenia do wypłaty, składki na wynagrodzenia, płatne śledzenie czasu wolnego, składki pracodawcy, raporty płacowe i przypomnienia, samoobsługę pracowników i dostęp mobilny. Sprawdź, jakie opłaty pobiera Twoja konkurencja i spraw, by Twój cennik był konkurencyjny. Na przykład możesz oferować przetwarzanie wypłaty, bezpośredni depozyt, dostęp pracodawcy i pracownika online oraz standardowe składanie zeznań podatkowych za stałą miesięczną opłatę. Usługi dodatkowe, takie jak przetwarzanie W-2 i wydawanie wypłat w nagłych wypadkach, wiązałyby się z oddzielnymi kosztami. Zbadaj częstotliwość płacenia klienta, liczbę pracowników i złożoność listy płac przy ustalaniu cen. Rozważ oferowanie zachęt, takich jak bezpłatne wersje próbne i rabaty. Zainwestuj w oprogramowanie płacowe, które obsługuje twoje usługi.
Względy prawne
Po uzyskaniu nowych klientów szczegóły każdej umowy powinny być specyficzne dla klienta. Na przykład, umowa powinna określać, jak często będziesz prowadzić listę płac, usługi, które zapewnisz, wszelkie zadania, za które klient będzie ponosił wyłączną odpowiedzialność, powiązane koszty i sposób obsługi błędów płacowych. Na przykład Internal Revenue Service uważa, że pracodawca jest odpowiedzialny za błędy w podatku od wynagrodzeń, które ponosi strona trzecia, ale niektóre stany sprawiają, że dostawca usług płacowych jest odpowiedzialny. Jeśli dotyczy, zarejestruj swoją firmę w urzędzie stanowym lub samorządowym i uzyskaj numer identyfikacyjny pracodawcy od Urzędu Skarbowego (Internal Revenue Service). Na przykład w Arizonie nie spełniasz definicji firmy świadczącej usługi płacowe, jeśli klienci płacą i rejestrują swoje podatki.
