Kontrola zapasów, znana również jako zarządzanie zapasami, to seria procedur mających na celu zarządzanie przepływem towarów w sklepach. Cyfrowe systemy inwentaryzacji stanowią teraz większość urządzeń kontroli zapasów, ale niektóre małe firmy nadal używają ksiąg rachunkowych w formie pióra i papieru.
Dlaczego kontrola zapasów ma znaczenie
Posiadanie zbyt dużej ilości przedmiotów - szczególnie tych o ograniczonym okresie przydatności do spożycia - może zaszkodzić zyskom prawie tak samo, jak brak towaru na stanie, gdy klient przejdzie przez drzwi, które zamierza kupić. Systemy kontroli zapasów i procedury mają na celu optymalizację ilości zapasów pod ręką w celu zmaksymalizowania sprzedaży i zadowolenia klienta. Powodem, dla którego te systemy są ważne, jest to, że klienci, którzy przybywają do sklepu, mając nadzieję na zakup produktu, który nie ma w magazynie, ostatecznie pozostają sfrustrowani i mogą nigdy nie wrócić. Jak każdy sprzedawca weteran może ci powiedzieć, powtórzenie biznesu jest kluczem do sukcesu w działalności typu "cegła i zaprawa", więc zapewnienie, że firma może spełnić oczekiwania klienta, ma ogromne znaczenie.
Narzędzia kontroli zapasów
We współczesnym handlu detalicznym narzędzia kontroli zapasów przyjmują postać sieci urządzeń cyfrowych, w tym skanerów ręcznych odczytujących kody kreskowe i systemy punktów sprzedaży, które również skanują te kody do komputerów baz danych w biurze managera. Komputery te przechowują i przetwarzają wszystkie dane dotyczące lokalizacji. Główną rolą tych nowych innowacji w stosunku do piór i papierowych lub mechanicznie drukowanych pokwitowań jest to, że dane mogą być gromadzone w czasie rzeczywistym przez komputer i podawane do arkusza kalkulacyjnego. Te arkusze kalkulacyjne automatyzują procesy tworzenia wykresów i kwantyfikacji statystyk sprzedaży, pozwalając menedżerom szybko reagować na zmieniające się wymagania rynku. Nowoczesne narzędzia kontroli zapasów dosłownie dają detalistom przewagę nad konkurencją, która wciąż stosuje prostsze metody. Minusem nowych cyfrowych narzędzi kontroli zapasów jest to, że wymagają one dość sporej inwestycji kapitałowej, co oznacza, że kasa fiskalna i księga rachunkowa są wciąż atrakcyjnymi opcjami dla małych operacji mom-and-pop.
Interpretowanie danych inwentarza
Skomputeryzowane systemy kontroli zapasów używają równań algebraicznych zwanych algorytmami do określania przypływu i przepływu popytu na daną pozycję. Statystyka wygenerowana przez komputer, w oparciu o historyczną sprzedaż przedmiotu, jest następnie przesyłana przez komputer do sugerowanego numeru zamówienia, który menedżer ds. Zakupów lub pracownik sprawdza przed sfinalizowaniem zamówienia produktu.
Konfigurowanie systemu Red Flag
W zależności od technicznych możliwości posiadanego sprzętu, sprzedawca detaliczny może zdecydować się na stworzenie systemu cyfrowej inwentaryzacji zapasów, umożliwiającego reagowanie, gdy popyt przewyższy podaż dla danego produktu, zapobiegając tym samym niedoborom. Aby to zrobić, konsultant IT musi po prostu zmodyfikować arkusz kalkulacyjny zarządzania zasobami w celu wyróżnienia produktów odbiegających od historycznego wzorca sprzedaży. Konsultant IT ma również kontrolę nad dopuszczalnym odchyleniem, zanim produkt zostanie opatrzony czerwoną flagą. Staroświeckie podejście działa również jako samodzielne lub uzupełnienie systemu cyfrowego, w którym urzędnicy nieformalnie informują swoich menedżerów o tym, które produkty sprzedają się niezwykle szybko lub brakuje im zapasów.
