Skuteczna komunikacja i wymiana informacji mają kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Jasna komunikacja zapewnia, że każdy członek zespołu rozumie swoją rolę i cele w projekcie. Ciągła wymiana informacji informuje wszystkich członków zespołu o postępach i podkreśla wszelkie problemy, które mogą wpłynąć na postęp. Brak skutecznego komunikowania się może prowadzić do kosztownych opóźnień, które mają wpływ na powodzenie projektu.
Plan projektu
Plan projektu ma kluczowe znaczenie dla komunikacji projektowej zgłoszonej przez TechRepublic. Plan pozwala każdemu członkowi zespołu wiedzieć, co powinien dostarczyć projekt i kto jest za to odpowiedzialny. Zapewnia kluczowe daty i zależności projektowe oraz dzieli złożone programy na mniejsze komponenty, które poszczególni członkowie mogą łatwiej zrozumieć.
Wizja
Komunikacja zapewnia, że każdy członek zespołu podziela tę samą wizję wyniku projektu. Wydanie "Houston Business Journal" z 2002 r. Opisuje, w jaki sposób architekci, firma budowlana i deweloperzy współpracowali z menedżerami firm-klientów, aby osiągnąć sukces projektu poprzez wspólny cel - park biznesowy, który zaspokoi potrzeby użytkowników.
Planowanie komunikacji
Duży projekt obejmuje wielu członków zespołu i szeroką gamę kanałów komunikacji. Aby zapewnić efektywną komunikację i wymianę informacji, ważne jest, aby kierownik projektu zaplanował i zarządzał procesem od samego początku, określając, kto potrzebuje różnych informacji na różnych etapach projektu. Proces jest ciągły zgodnie z konsultingiem Project Perfect, który stwierdza, że kierownicy projektu spędzają większość swojego czasu na zadaniach komunikacyjnych.
Zarządzanie informacją
Członkowie zespołu potrzebują szybkiego dostępu do najnowszych wersji dokumentacji projektowej. Tworząc pojedynczą witrynę projektu lub bazę danych, menedżerowie projektów mogą scentralizować wszystkie informacje i zapewnić członkom zespołu bezpieczny dostęp do ważnych dokumentów, takich jak plany, harmonogramy, dostawcy, protokoły z posiedzeń i raporty z postępów.
Status
TechRepublic identyfikuje raporty o stanie jako jedną z najważniejszych komunikacji projektowych. Udostępnianie aktualizacji statusu zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi wszelkich krytycznych problemów lub nieoczekiwanych zmian, które mogą mieć wpływ na harmonogram projektu lub koszty. Następnie mogą podjąć wszelkie niezbędne działania zaradcze.
Przybory
Narzędzia komunikacyjne, takie jak poczta elektroniczna, wideokonferencje i telekonferencje, ułatwiają członkom zespołu projektowego współpracę i wymianę informacji, nawet gdy pracują w różnych lokalizacjach. Narzędzia społecznościowe odgrywają również ważną rolę w zarządzaniu projektami. Członkowie mogą wykorzystywać narzędzia, takie jak Twitter lub Facebook, aby publikować krótkie aktualizacje statusu lub komentarze dotyczące ważnych problemów z projektem.
