Na postrzeganie firmy lub agencji przez opinię publiczną może mieć znaczny wpływ jej komunikacja zewnętrzna, a satysfakcja z pracy pracowników firmy zależy częściowo od komunikacji wewnętrznej. Stworzenie skutecznej kampanii informacyjnej lub komunikacyjnej rozpoczyna się od zbadania kilku czynników.
Odpowiadanie na główne pytanie
W świecie, w którym ludzie są codziennie zalewani tysiącami wiadomości, ich głównym pytaniem jest często "Dlaczego powinienem się przejmować?" Lub "Co to dla mnie znaczy?" Skuteczna komunikacja sprawia, że odpowiedź jest czytelna dla czytelnika lub słuchacza. Zadaj sobie pytanie, jakie informacje byłyby dla Ciebie najważniejsze, gdybyś był członkiem grupy i upewnij się, że Twoje materiały dostarczają tych informacji. Podkreślaj korzyści na początku wiadomości lub materiałów przed dodawaniem mniej ważnych informacji.
Uproszczenie
Utrzymywanie komunikacji w sposób bezpośredni zwiększa prawdopodobieństwo jej skuteczności. Docelowo poziom literatury od szóstej do ósmej klasy dla materiałów pisanych. Unikaj używania akronimów, terminów regulujących lub żargonu. Usuń słowa, jeśli przeciętna osoba, którą zatrzymałeś na ulicy, nie znałaby ich znaczenia. Przygotowując materiały pisemne, zachowuj krótkie zdania i rozbijaj je z nagłówkami i grafiką. Strona pełna tekstu nie jest atrakcyjna dla potencjalnych czytelników.
Metody
Udostępniaj informacje klientom i pracownikom w różnych formatach. Wiadomości, wiadomości tekstowe i wiadomości e-mail mogą być używane do przekazywania pilnych informacji, a biuletyny mogą być odpowiednim wyborem dla treści, które są mniej zależne od czasu. Strona internetowa ma kluczowe znaczenie dla komunikacji z odbiorcami zewnętrznymi oraz dobrze zorganizowany intranet wyświetlający treść wiadomości, a praktyczne zasoby mogą być bardzo pomocne dla pracowników. Włączenie prezentacji wideo umożliwia odwoływanie się do wizualnych uczniów i oferuje nowe perspektywy lub szczegóły. Organizowanie spotkań z pracownikami lub publicznością umożliwia bezpośrednią interakcję, która może budować wiarygodność i sprawić, że publiczność poczuje się doceniana.
Aktualność
Informacje, które Twoi klienci muszą znać, powinny być przekazywane tak szybko, jak to możliwe. Kiedy Twoi odbiorcy poznają informacje z mediów, a nie bezpośrednio z Twojej organizacji, może istnieć spostrzeżenie, że chcesz ukryć te informacje lub że nie dbasz o swoich odbiorców. Centrala Kontroli Chorób odnotowuje w podręczniku komunikacji kryzysowej, że dwoma najpoważniejszymi błędami, jakie organizacja może popełnić, komunikując się z zainteresowanymi stronami, są informacje, które są zbyt małe i spóźnione lub pojawiają się jako aroganckie i nieoceniające interesariuszy. Te myśli są podsumowane w agencyjnym sloganie: "Bądź pierwszy. Mieć rację. Bądź wiarygodny."
Przejrzystość i częstotliwość
Pracownicy i społeczeństwo często są podejrzliwi wobec korporacji i agencji rządowych, ale możesz budować zaufanie, zwiększając przejrzystość swoich wiadomości. Kierownictwo powinno przychodzić ze złymi wieściami i być gotowym wyrazić żal, jaki odczuwają w trudnych okolicznościach. Dzielenie się rozumowaniem trudnych decyzji może również budować zrozumienie.
"Kiedy ujawniasz szkodliwe informacje, których nie musiałeś ujawniać, zyskujesz reputację dzięki przejrzystości" - mówi Peter Sandmann, ekspert ds. Komunikacji ryzyka i konsultant korporacyjny. "Ludzie zaczynają zauważać, że kiedy coś robisz źle, mówisz tak; Wynika z tego, że kiedy tego nie mówisz, nie zrobiłeś nic złego."
Klienci i pracownicy powinni nie tylko usłyszeć od ciebie, gdy wiadomości są złe.Miesięczny biuletyn lub kwartalne spotkania mogą na bieżąco informować pracowników o działaniach firmy, a artykuły na stronie internetowej firmy i e-maile umożliwiające dołączenie do programu informują klientów.
