Pisanie raportu z projektu może być zniechęcającym zadaniem, jeśli nie zaczynasz od planu organizacyjnego. Raporty z projektów zwykle zawierają te same podstawowe elementy, które dostarczają czytelnikom informacji dotyczących celów projektu, planu, budżetu i wyników. Korzystając z kilku podstawowych technik pisania raportów, możesz stworzyć skuteczny dokument projektu, który pokazuje twoich rówieśników, z którymi jesteś zorganizowany, i może dostarczyć ważne informacje.
Określ rodzaj raportu z projektu, który będziesz pisać. Wspólne raporty z projektów zawierają propozycje, zakres zaleceń dotyczących pracy, aktualizacje statusu, analizy wariancji oraz końcowe recenzje i rekomendacje. Pomoże ci to dostarczyć dokładnych informacji, jakich oczekują członkowie twojego zespołu, przełożony lub inne zainteresowane strony.
Napisz zarys swojego raportu. Dołącz stronę tytułową, stronę z treścią, streszczenie, główną treść i dodatek. Zdecyduj, które kategorie informacji będziesz adresować. W zależności od rodzaju tworzonego raportu, mogą one obejmować cele, metodologię projektu, personel, potrzebne zasoby, czas trwania, wskaźniki sukcesu, budżet, wariancje, wyniki, terminy, wyniki i zalecenia.
Zbierz informacje niezbędne do wypełnienia każdej sekcji. Może to wymagać przeprowadzenia wywiadów z osobami wnioskującymi o projekt, pracownikami pracującymi nad projektem i interesariuszami będącymi celem projektu, takimi jak klienci, pracownicy wewnętrzni lub dostawcy i dostawcy. Uzyskaj dane historyczne, takie jak poprzednie wielkości sprzedaży, budżety, poziomy uczestnictwa i dane demograficzne.
Napisz pierwszy szkic streszczenia, który stanowi krótki przegląd raportu. Powinno to obejmować powód, dla którego czytelnik otrzymuje raport, podstawowe informacje zawarte w raporcie i zalecenia. Nie dodawaj dokładniejszych informacji do podsumowania, które często jest przeglądem pół strony. Podaj szczegóły i wsparcie w treści raportu z projektu.
Napisz każdą sekcję raportu, używając swoich danych i wywiadów. Uporządkuj sekcje, używając kolejności logicznej. Na przykład nie zaczynaj od budżetu, dopóki nie wyjaśnisz składników potrzebnych do projektu. Pozwoli to uniknąć konieczności wyjaśniania każdego wydatku i dlaczego jest potrzebny dwa razy. Nie wymieniaj nazwisk personelu pracującego nad projektem, dopóki nie zaznaczysz komponentów projektu. W przypadku sekcji odchyleń uwzględnij oryginalne wyniki wyjątkowe, a następnie rzeczywiste wyniki.
Zakończ raport, przedstawiając podsumowanie i rekomendacje oparte na twoich ustaleniach. Korzystaj z danych, aby wspierać swoje wnioski i zalecenia. Odsyłam czytelników do załącznika artykułu, który zawiera szczegółowe informacje na temat wsparcia, takie jak szczegółowe ruchy, wykresy, wykresy i inne dane techniczne.
Przejrzyj swoje streszczenie, aby ustalić, czy którekolwiek z twoich początkowych podsumowań powinno zostać zmienione w oparciu o informacje, które odkryłeś podczas pisania raportu. Napisz ostateczną wersję podsumowania wykonawczego.
Skompiluj informacje w swoim dodatku i umieść je w kolejności, w której informacje pojawiają się w Twoim raporcie. Wróć do raportu i dołącz przypisy lub numery stron, aby kierować czytelników do informacji o dodatkach.
