Raport z projektu informuje o statusie trwającego projektu w organizacji non-profit. Zwykle raport będzie zawierał konkretne informacje na temat budżetu, ukończonych kamieni milowych i wszelkich problemów, które pojawiły się od momentu rozpoczęcia projektu. Pisząc raport z projektu, postępuj zgodnie z podstawowym formatem, ale możesz dodawać lub usuwać sekcje, aby dopasować je do konkretnej organizacji i celów.
Utwórz pierwszą treść raportu. Zrób zgrabną stronę tytułową zawierającą nazwę projektu, datę raportu oraz nazwiska menedżera projektu i członków zespołu. Jeśli raport ma więcej niż pięć stron, pomyśl o dodaniu spisu treści w celu ułatwienia wyszukiwania informacji.
Aby rozpocząć raport projektu, napisz sekcję przeglądową, która wyjaśni czytelnikowi podstawowy status projektu i jego wpływ na Twoją organizację non-profit. Zachowaj tę sekcję do jednej strony lub mniej i pisz w celu dostarczenia wyjaśnienia na dużą skalę postępu, jaki twój zespół poczynił w projekcie. Po zapoznaniu się z przeglądem, recenzent powinien mieć podstawową wiedzę na temat zakresu projektu, obecnego stanu, tego, co zostało zrobione i wszelkich problemów, które można napotkać.
Napisz aktualizację na temat kamieni milowych, które dotychczas wykonałeś. W tej sekcji wyjaśnij każdy ukończony cel projektu i powiedz czytelnikom, czy był na czas. Uwzględnij wszelkie pozytywne skutki lub nieoczekiwane korzyści z etapu kluczowego. Na przykład, jeśli cel został zrealizowany tydzień przed terminem, wyjaśnij, w jaki sposób przyśpieszy to końcowy produkt lub zaoszczędzi pieniądze dla organizacji non-profit.
Poinformuj czytelników o stanie budżetu projektu. W przypadku organizacji non-profit największym problemem jest budżet. W sekcji budżetu utwórz analizę budżetu według linii, która wyjaśnia, ile wydałeś i ile jeszcze możesz wydać. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności należy podać wyjaśnienie i kroki, które należy podjąć, aby nadrobić różnicę.
Podaj wyjaśnienie wszelkich opóźnień lub problemów. Jeśli Twoja organizacja non-profit napotkała nieoczekiwane problemy podczas trwania projektu, pamiętaj o dodaniu sekcji zawierającej szczegółowe informacje o problemie. Aby uspokoić członków zarządu i klientów, określ konkretne kroki, które należy wykonać, aby rozwiązać problem lub go rozwiązać.
Wyjaśnij kolejne kroki. W krótkim zarysie, niech czytelnicy wiedzą, co dzieje się dalej w projekcie. Jeśli potrzebujesz dodatkowego personelu lub informacji, wymień każdą pozycję. Ta informacja ma kluczowe znaczenie dla organizacji non-profit z ograniczonymi zasobami. Zamknij pozytywnie, jeśli to możliwe, wyrażając przekonanie, że projekt zostanie ukończony na czas i budżet.
