Wszyscy spotkaliśmy kierownika lub właściciela sklepu, który nie wierzy w powiedzenie "Klient ma zawsze rację". To, czy sprzedaż nie jest honorowana, czy kiepska obsługa klienta, krzyki i scena nie rozwiążą problemu. W rzeczywistości może to po prostu pogorszyć sytuację. Choć może to zabrzmieć ostro, w obliczu żaru chwili, ważne jest, aby zachować spokój i wiedzieć, że istnieje bardziej produktywny sposób rozwiązywania problemów związanych z biznesem.
Wiesz, z kim się skontaktować. Twoja skarga będzie miała większą szansę na wysłuchanie, jeśli podasz ją konkretnej osobie, a nie "komu może to dotyczyć". Jeśli osoba, na którą składasz skargę, jest menedżerem, odszukaj nazwisko właściciela sklepu lub kogoś w biurze firmy. Zazwyczaj można znaleźć te informacje na stronie internetowej firmy.
Dostarcz dokumenty. Dołącz kopie wszystkich rachunków wraz z listem. Pamiętaj, aby zachować kopię do swoich zapisów.
Być profesjonalistą. Jeśli nadal wściekasz się na incydent, nie zaczynaj pisania, dopóki się nie uspokoisz. Żądanie bólu i cierpienia nie jest profesjonalne. Uprzejmie powiedz, co Twoim zdaniem zrobili, było złe i wyjaśnij dlaczego.
Powiedz firmie, jak chcesz otrzymać odszkodowanie. Ważne jest, aby określić, w jaki sposób firma ma rozwiązać ten problem. Czy chcesz otrzymać zwrot pieniędzy, czy tylko przeprosiny? Bądź gotów negocjować, jeśli twoja prośba nie jest satysfakcjonująca. Coś jest lepsze niż nic.
Zagryźć. Pojedynczy list reklamacyjny może nie wystarczyć, aby coś zmienić. Skontaktuj się z firmą ponownie, przesyłając inny list, jeśli nie otrzymałeś od nikogo wiadomości w wyznaczonym terminie.
Kontakt z zewnętrznymi źródłami. Aby załatwić skargę, możesz potrzebować zewnętrznego źródła, takiego jak Better Business Bureau w Twojej okolicy lub lokalna Izba Handlowa.
