Jeśli napisanie pisma biznesowego wydaje się być zniechęcające, pomocne może być stwierdzenie, że wszystkie listy biznesowe powinny być zgodne z podstawowym szablonem. Szablon może być używany w niemal każdej sytuacji biznesowej i może być również używany w wiadomościach e-mail.
Data
Rozpocznij swój list, pisząc pełną datę listu około dwóch cali od góry po lewej stronie papieru. W Stanach Zjednoczonych daty są zawsze zapisywane jako miesiąc, data i rok: 23 kwietnia 2009 r.
Adresy i zwrot grzecznościowy
Opuść jedną linię od daty i wpisz swój adres w jednym wierszu, swoje miasto, województwo i kod pocztowy w następnym wierszu, a swój adres e-mail w trzecim wierszu. Opuść kolejne dwa wiersze i umieść imię odbiorcy w pierwszym wierszu, jej tytuł w następnym wierszu poniżej, jej nazwa firmy w trzecim wierszu, adres uliczny firmy poniżej oraz jej miasto, województwo i kod pocztowy pod tą. Rozpocznij swój list od "Dear" i nazwisko Pani lub Pana i nazwisko osoby, chyba że wiesz, że osoba używa innego honorical, takich jak Dr lub Rev, a następnie dwukropek. Górna część twojego listu pod datą będzie wyglądać tak:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Pani Clara Wills Dyrektor ds. Zasobów Ludzkich 456 Company Road Companycity, ST 67890
Szanowna Pani Wills:
Ciało
W odniesieniu do treści listu każdy akapit należy wyjustować (nawet przy lewym marginesie) i pozostawić linię między akapitami. Twoje pismo w treści listu powinno być profesjonalne i na temat: Jasno określić charakter listu, powody jego wysłania i to, co masz nadzieję zyskać w odpowiedzi na list. Oddziel każdy pomysł listu na osobny akapit. Jeśli masz więcej niż jeden wniosek lub cel w swoim liście, podaj je w swoim akapicie wprowadzającym, a następnie traktuj je w pełni, ale oddzielnie w kolejnych akapitach. Unikaj używania akronimów lub skrótów, ponieważ mogą powodować zamieszanie: dokładnie opisz, o czym mówisz. Używaj poprawnej gramatyki i ortografii, i zawsze sprawdzaj pisownię przed wysłaniem.
Zamknięcie
Zakończ list z napisem "Z poważaniem" lub "Z poważaniem". Zrzuć cztery spacje w liście drukowanym i wpisz swoje pełne imię i nazwisko. Zaloguj się w przestrzeni między zamknięciem a Twoim imieniem. W wiadomości e-mail umieść swoje nazwisko w następnym wierszu po zamknięciu.
