Procedury biurowe są ważne, jeśli chcesz sprawnie działać w profesjonalnym środowisku, niezależnie od tego, czy jest to firma prawnicza, gabinet lekarski czy instytucja rządowa. Ważne jest, aby mieć pisemną procedurę widoczną Każde biuro powinno mieć pisemny zestaw procedur opracowanych przez przełożonego i kierownika biura widocznych w biurze.
Jakie procedury Office powinny określać
Godziny pracy powinny być pierwszą rzeczą wspomnianą, a wszyscy pracownicy powinni być w pracy na czas i przygotowani na dzień. Jeśli klient przyjdzie do biura i nikogo tam nie będzie, prawdopodobnie będzie miał negatywny pogląd na firmę i może nigdy nie wrócić. Również biuro powinno być schludne, czyste i dobrze zaopatrzone. Upewnij się, że masz do dyspozycji spis odpraw i długopisy, aby klienci mogli się zalogować, a jeśli to możliwe, przygotuj kawę i wodę. Pierwsze wrażenia to wszystko w udanej firmie. Ponadto każdy klient powinien być traktowany z szacunkiem i profesjonalizmem, niezależnie od tego, czy jest w biurze, czy w telefonie. Jeśli przychodzi połączenie dla przełożonego, pracownik powinien uzyskać wszystkie informacje przed połączeniem ich z osobą dzwoniącą, w tym imię i nazwisko, charakter rozmowy i numer telefonu, na wypadek utraty połączenia. Jeśli rozmowa ma się odbyć w celu umówienia się na wizytę, powinna ona poznać charakter wizyty i poinformować go, co jest dostępne, upewniając się, że otrzymasz numer telefonu w przypadku odwołania. Powinny zawsze powtarzać to, co zostało powiedziane, aby nie było zamieszania.
Organizacja
Uporządkuj i utrzymaj stację roboczą dla maksymalnej wydajności, upewniając się, że w kopiarce jest papier, komputery są gotowe do pracy, poczta jest dystrybuowana i dostarczane są wiadomości. Jeśli twoja praca wiąże się z organizowaniem podróży, upewnij się, że wiesz, gdzie twój przełożony chce się zatrzymać, i zanotuj godziny lotów oraz informacje o wynajmie samochodu i dowiedz się o pogodzie w miejscu docelowym podróży. Zawsze sprawdzaj ze swoim przełożonym przed dokonaniem rezerwacji planów podróży. Po zakończeniu wszystkich rezerwacji wydrukuj dwie trasy - jedną dla siebie i jedną dla przełożonego - i pamiętaj, aby wpisać daty podróży w kalendarzu.
Na koniec dnia umów się na spotkanie ze swoim przełożonym i poinformuj o zaplanowanych wizytach na następny dzień. Ustaw automatyczną sekretarkę na pocztę głosową lub usługę odbierania rozmów po godzinach. Wyłącz wszystkie urządzenia, kopiarki, drukarki i komputery, opróżnij dzbanek do kawy i wyłącz ekspres do kawy. Na koniec upewnij się, że wszystkie drzwi są zablokowane przed ustawieniem alarmu.
