Podczas prowadzenia działalności za granicą należy nie tylko pamiętać o różnicach kulturowych między krajami, ale również odpowiednio dostosowywać własną reakcję na te różnice. Jest to szczególnie ważne w przypadku pisania wiadomości e-mail do japońskiej firmy lub potencjalnego klienta, którego głównym językiem nie jest angielski, ponieważ nawet proste faux pas staje się o wiele bardziej skomplikowane w przypadku bariery językowej. Przestrzegając właściwej japońskiej etykiety e-mailowej w otoczeniu biznesowym, udowodnisz swoją chęć zrozumienia japońskiej kultury, a przez to - zdolności adaptacji do potrzeb firmy.
Nazwy
Dołączanie grzecznościowego "-san" po imieniu odbiorcy jest powszechną uprzejmością, podobnie jak adresowanie kogoś w Ameryce jako Pan lub Pani. Nie łącz ich, np. Pisząc "Mr. X-san ", ponieważ zasadniczo jest to powitanie czytelnika jako" Pan Mister X ". Pamiętaj też, że w Japonii imiona i nazwiska są pisane w odwrotnej kolejności do ich zachodnich odpowiedników - nazwisko pojawia się przed pierwszym. Jeśli nie masz pewności, która nazwa jest twoim nazwiskiem odbiorcy, dowiedz się z wyprzedzeniem, aby uniknąć powszechnego, ale denerwującego błędu.
Uprzejmość
Wiadomości biznesowe w Japonii są generalnie pisane przy użyciu grzecznej formy języka, czasami nazywane "keigo", chyba że zarówno nadawca, jak i odbiorca znają się bardzo dobrze. Jeśli nie masz pewności, czy chcesz używać keigo, to dobrze jest go używać, dopóki adresat nie powie ci, że nie jest to konieczne.
Fakt, że keigo jest wysoko ceniony i uważany za standard, daje ci wskazówkę, jak ważna jest grzeczność w twoim liście. Chociaż e-maile są rzeczywiście mniej formalne niż zwykły list, uprzejme powitanie przed wprowadzeniem w przedmiotową sprawę jest normalne i często się tego spodziewamy. Nawet coś tak małego, jak pytająca o pogodę, zadziała w tym przypadku.
Stringing
W Japonii uważane jest za niegrzeczne ciągłe przypisywanie nowej wiadomości do starszej, do punktu, w którym tworzony jest cały wątek. Prawdopodobnie widzieliście to na forum lub na dwóch, z późniejszymi odpowiedziami często wyglądającymi jak "Re: re: re: re: subject." Lepszym rozwiązaniem jest po prostu utworzenie nowej wiadomości e-mail i odesłanie do poprzedniej w zdaniu lub dwa, aby e-mail wyglądał na czysty i profesjonalny.
Japanese Vs. język angielski
Jeśli czujesz się wystarczająco pewnie ze swoimi japońskimi umiejętnościami, aby napisać e-mail w całości w języku, ta opcja ułatwi wielu biznesmenom. Podczas gdy angielski jest przedmiotem obowiązkowym nauczanym przez kilka lat w japońskich szkołach, nawet japońscy salarymeni nie zawsze uczą się języka na poziomie biznesowym i nie mówią tego codziennie, z wyjątkiem sytuacji, w których komunikacja międzynarodowa jest powszechna. Jeśli jesteś bardziej pewny siebie lub wolisz pisać po angielsku, zwróć uwagę w wiadomości e-mail, że przyszłe kontakty będą odbywać się w języku angielskim, chyba że odbiorca zażąda ich w języku japońskim.
Alternatywy dla Age Age
Chociaż młodsze pokolenie jest na ogół bardziej zorientowane na komputery, wiele firm japońskich jest nadal prowadzonych przez osoby starsze, które mogą nie być znajome, a nawet wygodne z pocztą elektroniczną. Jeśli wiesz, że Twój adresat nie zna e-maila, spróbuj napisać krótką notatkę zawierającą ofertę bardziej szczegółowej rozmowy telefonicznej lub osobiście, jeśli jest to możliwe. W ten sposób dajesz siłę decydowania o swoim czytelniku, jednocześnie wykazując się własną biegłością w każdej formie komunikacji.
