Listy biznesowe są ważną formą komunikacji bez względu na kraj, w którym pracujesz, ale Japonia zmieniła praktykę pisania listu biznesowego na formę artystyczną. Pisanie listu w japońskim świecie biznesu bez wyraźnego zrozumienia protokołu kulturowego może nieumyślnie komplikować twoje relacje z firmą, o której mowa. Wyraźnie napisany list, który wykazuje wrażliwość na inne kultury, będzie bardzo przemawiał za twoimi wysiłkami i za twoją firmę.
Otwieranie komentarzy
Otwarcie komentarzy jest bardzo ważne i wykracza poza otwarcie "Szanowni Panowie", którego używamy w Ameryce. Ogólnie mówiąc, najbardziej uprzejmą formą powitania jest "Haikei", odpowiednik "Drodzy", ale w bardziej formalnym otoczeniu. W zależności od statusu osoby, do której piszesz, należy użyć sufiksu -san lub -sama, ale ta ostatnia powinna być używana tylko wtedy, gdy jesteś wysoce zrzeczony dla odbiorcy. Nieco mniej oficjalnym pozdrowieniem jest "Zenryaku" (przetłumaczone "bez komentarza otwierającego"), ale jest to używane tylko wtedy, gdy litera będzie bardzo krótka i traktowana jest jak przeprosiny za zwięzłość.
Zamykanie komentarzy
Zamykanie komentarzy jest oczywiście tak samo ważne jak komentarz otwierający. Powszechnie sparowane słowo z "Haikei" to "Keigu", co w przybliżeniu tłumaczy się na angielski "Z poważaniem". Kobiety będą zamiast tego używać "Kashiko", ponieważ jest bardziej formalny. Słowo sparowane z "Zenryaku" to "Sousou".
Mowa Keigo
Język japoński ma różne zakończenia dla słów rdzennych, z których każdy zależy od sytuacji i do kogo mówisz. Języki azjatyckie są unikalne od zachodnich odpowiedników w używaniu keigo lub w mowie honorowej, aby wyrazić szacunek drugiej stronie. W takich przypadkach końcówki słów będą się różnić, na przykład za pomocą końcówki -desu zamiast bardziej swobodnej -da. Etykieta listu biznesowego mówi, że starasz się użyć najwyższej, najbardziej grzecznej formy możliwej w danej sytuacji z szacunku dla odbiorcy.
Wyrażenia giełdowe
Zwyczaje magazynowe są generalnie omijane w Ameryce, ale w Japonii są w rzeczywistości oczekiwane. Powiedzenie czegoś takiego jak "Jak się masz?" Może brzmieć jak zły pomysł na liście biznesowym, ale nawet jeśli piszesz do Wiceprezesa ds. Marketingu w dużej firmie, pytanie o zdrowie lub rodzinę odbiorcy jest uważane za grzeczne i troskliwe gest. Pamiętaj, aby zawsze używać grzecznej formy językowej, nawet jeśli mówisz o pogodzie.
Meshi
Meshi to japońska wizytówka i coś w rodzaju odznaki honoru w świecie japońskiego sprzedawcy. Cały rytuał podąża za tym, polegający na pobraniu karty obiema rękami, a odbiorca powinien zawsze trzymać kartę na stole przez cały czas spotkania. W liście biznesowym, jeśli nigdy wcześniej nie spotkałeś się z odbiorcą, uprzejmie jest dołączyć meshi do listu. Nie jest to konieczne, jeśli wcześniej spotkałeś się z odbiorcą listu.
