Środki absencji zazwyczaj uwzględniają ilość czasu, w którym pracownicy byli niedostępni w pracy w porównaniu do liczby godzin dostępnych do pracy w badanym okresie. Definicja "niedostępna" jest jednak bardzo różna, a niektóre firmy obejmują urlop i długoterminowe urlopy, podczas gdy inne liczą tylko niezaplanowane krótkoterminowe urlopy. Niezależnie od metody obliczeniowej, bezsporne jest, że absencja ma bezpośredni wpływ na produktywność, po prostu ze względu na fakt, że pracownicy nie są obecni przy wykonywaniu swoich obowiązków. Firmy teoretyzowały także, że absencja stanowi podstawowy problem w grupie roboczej.
Wymień konkretne nieobecności, które uwzględnisz w obliczeniach. Zdecyduj, czy chcesz monitorować zaplanowane nieobecności - takie jak wakacje - lub tylko krótkoterminowe, nieplanowane nieobecności. Ustal, czy będziesz uwzględniać długoterminowe lub chronione liście - takie jak te objęte Ustawą o urlopie rodzinnym - długoterminowe liście inwalidzkie, liście związane z ciążą lub odszkodowania dla pracowników w obliczeniach.
Zbierz dane o nieobecnościach z góry ustalonego okresu, na przykład jednego miesiąca kalendarzowego lub poprzedniego roku podatkowego. W niektórych firmach generowane automatycznie raporty powinny być dostępne w systemie czasu i obecności. W mniejszych firmach, które nie polegają na skomputeryzowanym systemie płac, aby przetwarzały nieobecności, musisz zweryfikować indywidualne rejestry obecności u kierownika każdego pracownika.
Oblicz średnią liczbę pracowników z książek w danym okresie. Na przykład, jeśli oceniasz absencję w poprzednim roku podatkowym, obliczyć, ilu pracowników było w księgach pierwszego dnia każdego miesiąca. Dodaj te liczby razem i podziel je przez dwanaście - liczbę miesięcy - aby uzyskać średnią populację pracowników w ciągu roku.
Pomnóż średnią liczbę pracowników (E) przez liczbę dostępnych dni roboczych (W) lub godzin, jeśli wolisz monitorować absencję w odstępach godzinnych. Dodaj całkowitą liczbę dni - lub godzin - utraconych z powodu nieobecności w ustalonym okresie czasu (A). Podziel tę sumę przez liczbę pracowników pomnożoną przez dostępne godziny pracy, aby uzyskać ogólny wskaźnik absencji, w następujący sposób: A / (E x W).
Wykonaj obliczenia dotyczące absencji dla różnych działów, klasyfikacji pracowników lub biur regionalnych. Kontynuuj, jeśli wskaźnik absencji wskazuje na wyjątkowo wysoki poziom nieobecności w danym obszarze.
Regularnie wykonuj obliczenia dotyczące absencji i porównuj trend z poprzednimi wynikami, aby ustalić, czy nastąpiła znacząca zmiana.
Wskazówki
-
Zapewnij menedżerom i analitykom HR pełną definicję każdego rodzaju urlopu. Może to pomóc w uzyskaniu dokładnych danych, ponieważ wszyscy rozumieją, co się liczy.
Ostrzeżenie
Nie próbuj porównywać swoich wyników z wynikami innych firm lub branży, chyba że masz pewność, że metoda obliczania i rodzaje wliczonego urlopu są takie same. W przeciwnym razie będziesz porównywać dwa całkowicie oddzielne dane, a wyniki będą bez znaczenia.
Należy pamiętać, że pojedynczy pracownik może znacząco pochylić wyniki, zwłaszcza w małej grupie roboczej. Zidentyfikuj - i rozważ rozwód - ekstremalne anomalie.
