List nagany za absencję to formalny krok, który może doprowadzić do rozwiązania, obniżenia lub skrócenia czasu pracy. Pismo wskazuje, że kierownictwo ma poważne obawy dotyczące zaangażowania pracownika w pracę lub umiejętności odpowiedzialnego wykonywania obowiązków. Wpisanie listu na firmowym papierze firmowym i dostarczenie go w zapieczętowanej kopercie zwiększa wpływ. Celem jest zmusić pracownika do uświadomienia sobie, że jego frekwencja musi się poprawić.
Przejrzyj swoje notatki, aby potwierdzić, że pracownik otrzymał słowne nagany za absencję. Zanotuj datę ustnych napomnień i odpowiedzi pracownika. Uwaga: jeśli pracownik obiecał naprawić problem, ale nie udało mu się tego zrobić.
Upominaj pracownika w pierwszym akapicie listu. Poinformuj pracownika, że list służy jako formalna nagana za absencję i że dalsze działania korygujące są możliwe, jeśli sytuacja się utrzyma.
Szczegóły absencji w drugim akapicie. Wykorzystaj arkusze czasu lub rekordy dostarczane przez zasoby ludzkie, aby zanotować dni, w których pracownik nie trafił z usprawiedliwionymi lub nieusprawiedliwionymi nieobecnościami. Powiedz pracownikowi, dlaczego częste nieobecności są złe dla pracownika i firmy. Wyjaśnij, że chroniczna absencja powoduje, że pracownicy współpracownicy tracą zaufanie do pracownika lub koszty firmy z powodu utraty produkcji.
Zamknij list, wyjaśniając, co pracownik musi zrobić, aby wrócić na właściwe tory. Na przykład wyjaśnij, że przez następne sześć miesięcy pracownik musi z góry żądać dni wolnych na piśmie. Należy również pamiętać, że pracownik musi dostarczyć notatkę lekarską na nieobecności z powodu choroby. Powiedz pracownikowi, że nieprzestrzeganie zasad może doprowadzić do większej korekty dyscyplinarnej, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. W ostatnim ustępie odsyłaj pracownika do programów doradczych, jeśli powód osobisty lub problemy rodzinne są przyczyną nieobecności.
