Dane muszą być zawsze łatwo dostępne, aby pracownicy mogli pracować z danymi w dowolnym czasie iz dowolnego miejsca. Internet był przydatnym narzędziem zwiększania dostępności danych. Posiadanie danych dostępnych online w celu uzyskania dostępu - np. Gdy pracownik podróżuje - jest jedną z technik wykorzystywanych do zarządzania dużymi ilościami danych.
Wprowadzanie danych
Część technik zarządzania danymi występuje, zanim dane zostaną wprowadzone do bazy danych. Dane muszą być poprawne przy pierwszym wprowadzeniu, co oznacza, że osoba pierwotnie korygująca dane musi poprawnie zapisywać dane. Na przykład, gdy klient zgłasza zmianę adresu przez telefon, przedstawiciel obsługi klienta musi usłyszeć klienta poprawnie, aby adres został poprawnie wprowadzony do bazy danych. Jedną z technik unikania błędów jest powtarzanie informacji klientowi.
Backup danych
Dane utracone mogą mieć szkodliwy wpływ na firmę, kosztem czasu firmy, gdy próbuje zastąpić utracone dane, zgodnie z IBM. Firmy często polegają na metodach tworzenia kopii zapasowych, które przechowują ważne informacje, aby można było odzyskać te informacje w przypadku utraty tych informacji.
Oczyszczanie danych
Oczyszczanie danych polega na poprawianiu nieprawidłowych danych, konsolidowaniu danych i usuwaniu nieistotnych danych. Oczyszczanie danych wykorzystuje zarówno zautomatyzowane oprogramowanie, jak i ręczne wprowadzanie danych od administratora bazy danych. Podczas czyszczenia danych usuwa błędy i może zwiększyć wydajność firmy i miejsca do przechowywania, proces czyszczenia danych może być kosztowne i czasochłonne.
Dane wymiany
Dane są czasami wsparte przez oprogramowanie, jak wspomniano wcześniej. Gdy jakiś fragment danych zostanie zmieniony z jakiegokolwiek powodu, a dane przestaną działać poprawnie, dane mogą zostać zastąpione przez dane kopii zapasowej, które działały w przeszłości. Następnie programiści mogą określić, które zmiany powodują uszkodzenie danych i określić, w jaki sposób dane te mogą być lepiej aktualizowane w przyszłości.
Wprowadzanie danych klienta
Firmy mogą tworzyć witryny internetowe, które umożliwiają klientom bezpośrednie wprowadzanie danych. Bezpośrednie wprowadzanie danych pozwala zaoszczędzić pieniądze firmy, nie wymagając od nich personelu do wypełnienia niezbędnych formularzy. Klienci mogą również korygować dane samodzielnie, jeśli wystąpi błąd. Jednak nie wszyscy klienci są na tyle zaawansowani technicznie, aby wiedzieć, jak uzyskać dostęp do internetowych baz danych za pośrednictwem Internetu.
Podwójna kontrola
Dane, które są bardzo ważne, powinny zawsze być sprawdzane przez dwie pary oczu. Gdy jeden pracownik edytuje dane, dane te należy edytować przy użyciu innego koloru, aby określić, że zmiana została wprowadzona. Następnie drugi pracownik może spojrzeć na edycję danych, aby upewnić się, że nie wystąpiły błędy.
Konsultanci zarządzania danymi
Wiele firm konsultingowych specjalizuje się w zarządzaniu jakością danych. Firmy te badają, w jaki sposób firma realizuje procesy zarządzania danymi i przedstawia zalecenia dotyczące sposobów poprawy tych procesów.
