Składanie to odwieczny system, który ułatwia wyszukiwanie dokumentów. Dokumenty te mogą zawierać listy, notatki, zapisy finansowe, raporty i inne formy korespondencji. Aby uzyskać spójny i wydajny system archiwizacji, należy zastosować odpowiednie procedury. Nawet w dzisiejszej erze elektroniki firmy i biura domowe nadal muszą utrzymywać pliki papierowe.
Kategorie
Pogrupuj swoje pliki w kategorie. Główną kategorią będzie nagłówek główny, reprezentujący wszystkie inne pliki, które zostaną umieszczone pod nim (podkategorie). W zależności od zakresu kategorii może obejmować całą szufladę szafki na dokumenty. Na przykład:
Kategoria: Listy płacowe Rejestry 2014 Subcategories: Rejestr płac Listopad 2014 Rejestr płac Listopad 2014 Rejestr płac Marzec 2014
Kontynuuj swoje podkategorie do końca roku. Jeśli twoja kategoria wypełni całą szufladę, zrób etykietę i umieść ją na zewnątrz szuflady; oznaczyć foldery podkategorii i umieścić je w szufladzie. Użyj wiszących folderów dla kategorii, gdy masz kilka kategorii dla jednej szuflady i umieść w nich etykietowane foldery plików podkategorii.
Zasady składania wniosków
Dwie podstawowe zasady są alfabetyczne i datowane. Podczas wypełniania alfabetycznego pliku należy postępować zgodnie z literą alfabetu. Aby wypełnić datę, umieść najnowsze pliki na górze. Istnieje kilka zasad dotyczących przechowywania alfabetycznego.
W przypadku zgłoszenia według nazwy, należy złożyć pierwszy list (np. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Gdy imię jest identyczne, zapisz je drugą literą (np. Ace, Adele, Angie, August).
Plik po nazwisku (np. Connor, Luke, Denver, Marion, Fullerton, JD, Schuster, AP).
Plik początkowo, gdy nazwiska są identyczne (tj. Garrison, DC, Garrison, EF, Garrison, GH, Garrison, YB).
Użyj pierwszej litery prefiksu, gdy nazwisko zawiera prefiks (tj. De la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH, van Under, PE).
Plik po pierwszym nazwisku, gdy są dwa (np. Anderson i Leiberman, Cypress i Florsheim).
Pliki Mac, Mc, M 'jako Mac; file St i Saint as Saint (tj. MacIntyre, McKnight, M'Clever lub Saint Paul's, St. Mary's).
Utrzymanie pliku
Gdy twój system segregacji zostanie prawidłowo zainstalowany, musisz go zachować. Posiadać wyznaczoną tacę do przechowywania wszystkich dokumentów; nie trzymaj ich w pobliżu. Nie pakuj folderów ani szuflad z plikami; to sprawia, że trudniej je wyodrębnić. Postaraj się zrobić zgłoszenie przynajmniej raz dziennie. Jeśli prowadzisz małą firmę, rób to raz w tygodniu. Jeśli masz pliki zużyte z użycia, zrób dla nich nowe pliki. Włóż niechciany papier do kosza lub niszczarki. Jeśli twoje pliki są poufne, zawsze pamiętaj o zablokowaniu szuflad.
