E-maile i inne elektroniczne środki komunikacji mogły wypchnąć papierowe litery na skraj świadomości, ale wprowadzanie w błąd sugerowałoby, że sztuka pisania listów jest martwa. Wręcz przeciwnie, firmy używają codziennie listów do wysyłania informacji, komunikowania ważnych warunków klientom i umieszczania czegoś namacalnego w rękach odbiorcy. List półformalny jest odpowiedni, gdy znasz odbiorcę, ale nie jako przyjaciela.
Czy półformalny jest poprawny format?
Zawsze rozważ odbiorcę przy przygotowywaniu listu biznesowego. List półformalny jest odpowiedni, gdy znasz odbiorcę lub regularnie się z nim komunikujesz, na przykład księgowy, który zajmuje się twoją księgą lub kierownikiem biura twojego głównego dostawcy. Jeśli nie znasz tej osoby, wybierz formalny styl listu. Litery półformalne są bardziej grzeczne niż nieformalne. Pomyśl o nich jako o krzyżie między typem oficjalnego listu, który możesz napisać do regulatora rządowego, a swobodnym stylem listu, który możesz napisać do przyjaciela.
Postępuj zgodnie ze standardowym formatem listów biznesowych
Litery półformalne są zgodne ze standardowym formatem listów biznesowych; to tylko język, który zmodyfikujesz, aby stworzyć neutralny ton. Wybierz materiały piśmienne wydrukowane na firmowym papierze firmowym i wpisz imię i adres odbiorcy w lewym górnym rogu strony. Tak więc, jeśli piszesz do dyrektora generalnego firmy dostawcy, adres wewnętrzny będzie czytać:
Pani Catherine Torrance, CEO
Firma Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Następnie wpisz datę w formacie miesiąc-dzień-rok. W pisaniu biznesowym konwencjonalne jest pisanie miesiąca jako słowa: "28 marca 2018 r."
Wybierz pozdrowienie
Użyj nazwiska odbiorcy, a następnie dwukropka - "Szanowny Panie / Pani / Pan / Pani. Nazwisko:" W przypadku wielu adresatów należy podać nazwiska wszystkich odbiorców - "Szanowna Pani Tomaker, Pan Bennett i Dr Toulson-Smith: "Nie pisz imienia; jest uważany za nieuprzejmy. Jeśli nie znasz nazwy odbiorcy, wykonaj kilka badań online, aby go znaleźć. Użyj zwrotu ogólnego, takiego jak "Dear Sales Director", tylko w ostateczności. W tym scenariuszu lepiej byłoby zaadresować twój list "Szanowny Panie" lub "Szanowna Pani" i zastosować formalny ton.
Struktura ciała dla przejrzystości
Treść listu powinna brzmieć grzecznie i neutralnie. Zamiast słów formalnych używaj zwykłych słów, na przykład "również" zamiast "ponadto" i "ale" zamiast "jakkolwiek". Skurcze typu "ja", "nie" i "nie" są w porządku w półoficjalnym piśmie, o ile pasują do stylu domu twojej firmy. Otwórz, opisując powód, dla którego piszesz, i ułóż pozostałe punkty ponad dwa do czterech akapitów w logiczny sposób, jeden pomysł na akapit. Szanuj czas odbiorcy i utrzymuj go tak krótko i jak to tylko możliwe.
Napisz bezpłatne zamknięcie
Masz różne możliwości zaokrąglenia półformalnego listu, więc wybierz grzeczne, ale serdeczne zamknięcie z poniższej listy:
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Serdecznie,
- Wszystkiego najlepszego,
Zakończ, wpisując swoje imię i nazwisko, tytuł, a następnie wydrukuj list i podpisuj swoje imię w polu między zamykającym a wpisanym imieniem.
Przykład listu półformalnego
Łącząc to wszystko razem, oto przykład krótkiej, półformalnej litery:
Dear Ms. Mears:
Piszę, aby oficjalnie zaprosić Państwa na gościnną prelegentkę i koordynatora warsztatów podczas nadchodzącej konferencji Industrial Sales w roku 2019.
Tematem tej konferencji jest "Sprzedaż: jazda na fali technologicznej". Odbędzie się ono w Ernest N. Morial Convention Center w Nowym Orleanie od 3 do 5 października 2019 roku.
Dla twojej informacji, Katerina Houlden z Intelligent Sales będzie głównym mówcą otwierającym. Tematem jej prezentacji jest "Mastering Sales Big Data". Jeśli zalogujesz się na naszym portalu konferencyjnym pod adresem www.indsalescon.net, zobaczysz aktualny projekt programu i konkretne tematy, które prelekcje i warsztaty tymczasowo obejmie.
Oczekujemy, że frekwencja będzie najwyższa w tym roku, w obszarze 4000 delegatów i 80 prelegentów. Byłbym szczęśliwy i zaszczycony, jeśli przyczyniłbyś się do tego prestiżowego wydarzenia.
Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł odpowiedzieć uprzejmie przed 30 maja. Będę mógł udzielić ci dalszych informacji, których możesz potrzebować.
Wszystkiego najlepszego,
Jane Doe
