Wiele organizacji non-profit i edukacyjnych potrzebuje wsparcia filantropijnego, aby podtrzymać działalność. Bankiet fundraisingowy to jeden z najlepszych sposobów na pozyskanie funduszy na programy artystyczne, szkoły, szpitale, grupy poparcia i inne. Zdarzenia te mogą wydawać się skomplikowane w planowaniu i organizowaniu. Zacznij od dobrej listy kontrolnej, utwórz kalendarz i poproś o pomoc wolontariuszy. Rozpocznij miesiąc przed datą bankietową i zarezerwuj wcześniej swoją lokalizację, catering, talent i rozrywkę.
Zaplanuj wydarzenie i kup książkę planową lub notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) wyłącznie na wydarzenie. Utrzymuj folder na zapisy, kontakty, wizytówki, pokwitowania, listy wolontariuszy, rezerwacje, menu i wszystkie szczegóły, które pojawią się przed, w trakcie i po wydarzeniu. Zdobądź pomocnika tak wcześnie, jak to możliwe, na przykład koordynatora wolontariusza, i zacznij delegować zadania.
Zorganizuj wydarzenie. Po poznaniu maksymalnej liczby miejsc w lokalu, należy przeliczyć na osobę koszty posiłków, napojów, toreb podarunkowych i innych przedmiotów z listy. Oblicz koszty dla każdego wpisu na liście kontrolnej, takie jak sprzęt, koszty personelu, czynsze, opłaty za usługi, napiwki itd. Ceny biletów i zebrane fundusze będą pokrywać te koszty, ale początkowe nakłady będą zawierały pewną liczbę depozytów i koszty z góry.
Zlokalizuj i zabezpieczyć obiekt do przeprowadzenia bankietu. Może to być duży hotel, duża restauracja z prywatnymi przyjęciami, noclegiem ze śniadaniem lub zabytkową rezydencją. Musisz znać maksymalną pojemność, aby nie przesuwać zaproszeń dla gości, ani nie sprzedawać więcej biletów, niż pozwoli na to miejsce. Większość placówek jakościowych będzie posiadała personel pomagający w planowaniu, a także catering i inne usługi w domu.
Zarezerwuj swojego mistrza ceremonii (MC). Sprawdź u lokalnych agencji talentów. Jeśli chcesz zarezerwować akt "imię" lub celebrytę, musisz zacząć dużo wcześniej od przewidywanej daty, ponieważ niektóre z nich mają bardzo napięty harmonogram. Agenci kontaktowi i menedżerowie dla rozrywki i rezerwować wszystkie talenty.
Zamów zaproszenia, bilety, programy i wszelkie inne materiały drukowane, takie jak broszury organizacji, dla których zbierane są fundusze. Jeśli masz zamiar przeprowadzić aukcję, zacznij dostawać przedmioty przekazane. Zespół wolontariuszy może znieść tę odpowiedzialność. Ciche aukcje nie będą wymagały licytatora, ale aukcja licytacji będzie. Zdecyduj, czy Twój MC to zrobi, czy potrzebujesz osobnego specjalisty. Zaproszenia pocztowe do listy darczyńców organizacji. Pamiętaj, że wydarzenie jest półformalne. Określ, czego konkretnie goście będą musieli wiedzieć poza datą, godziną, miejscem i gośćmi specjalnymi lub rozrywką. Pamiętaj, aby promować swoją aukcję.
Zareklamuj wydarzenie poprzez biuletyny, reklamy online, lokalne gazety i stacje radiowe, które prowadzą reklamy charytatywne (Public Service Announcements) dla organizacji non-profit. Lokalne stacje telewizyjne mogą mieć również kalendarz wydarzeń, a lokalne programy informacyjne mogą przeprowadzić krótki wywiad lub wtyczkę dla wydarzenia, więc przygotuj wszystkie szczegóły.
Porozmawiaj z szefem kuchni w lokalu lub ustaw się poza cateringiem. Zdecyduj, czy chcesz mieć bufet lub pełną obsługę, posiłki platerowane. Powiedz mu swój budżet i spodziewaną liczbę osób. To może być sfinalizowane, im bliżej jesteś, ale zawsze lepiej przygotować się na więcej osób, niż się spodziewasz, niż nie spełnić rzeczywistych potrzeb.
Utrzymuj regularny kontakt z wolontariuszami, współpracownikami i wszystkimi pracownikami obsługującymi wydarzenie. Przypisz specjalnego asystenta do każdej gwiazdy lub grupy rozrywkowej, aby pomóc w cokolwiek podczas imprezy. Spotkaj się ze wszystkimi wolontariuszami z wyprzedzeniem, aby upewnić się, że wiedzą, jak się ubierać, co robić, gdzie być, kiedy itp.
Przyjedź do miejsca wydarzenia o wiele wcześniej w ciągu dnia, aby udekorować i ustawić przestrzeń. Jeśli odejdziesz, aby się przygotować, wróć z dużą ilością czasu, aby poznać specjalnych gości, celebrytów i rozrywkę i skieruj ich do miejsca, w którym będą siedzieć, pracować lub czekać za kulisami. Jeśli masz zespół na żywo, pokażą się wcześnie, aby skonfigurować i przeprowadzić kontrolę dźwięku. Nadzoruj, czy ostateczne szczegóły są zbieżne i ciesz się wydarzeniem. Następnie upewnij się, że wszystko zostało oczyszczone, a cały personel lub kluczowy personel jest płatny. Zbieraj koperty z darowiznami i rozdawaj odpowiedniej osobie reprezentującej organizację.
