Informacje poufne to dowolne dane, które chcesz zachować całkowicie prywatne, zarówno ze względów biznesowych, jak i osobistych. Jeśli wysyłasz poufne informacje do innej strony, jest to ryzykowne działanie. Powinieneś zabezpieczyć poufną wiadomość tak, jak chronisz wszystko, co według Ciebie ma wysoką wartość.
Typowe scenariusze
Firmy zazwyczaj wysyłają poufne informacje do innych partnerów biznesowych lub współpracowników w związku z ściśle tajnymi projektami. Jednym z przykładów jest to, że jedna firma rozważa fuzję z drugą, musi zgłosić proponowany plan i nie chce, aby konkurenci jeszcze wiedzieli. Innym częstym scenariuszem, w którym jedna strona musi przesyłać poufne informacje, jest sytuacja, w której autor filmu chce wysłać niewydany scenariusz reżyserowi. Pracodawca może wysłać kandydatowi poufną ofertę zatrudnienia lub kandydat może poprosić o zachowanie jego wniosku w tajemnicy. We wszystkich trzech przypadkach rozsądne jest skomponowanie pisma o poufności jako wstępu do załączonej informacji.
Dlaczego list motywacyjny?
Podczas wysyłania poufnych informacji, za pośrednictwem poczty e-mail lub poczty, istnieje ryzyko, że zostaną przechwycone przez nieuprawnione osoby trzecie. Ale nawet jeśli informacja dotrze do odbiorcy bezpiecznie, nadal ryzykujesz niedbalstwo ze strony zamierzonego odbiorcy, jeśli chodzi o zarządzanie informacjami i utrzymywanie ich w tajemnicy. Możesz zminimalizować ryzyko, tworząc list motywacyjny, który wzmacnia twoją chęć pełnej poufności.
Co uwzględnić
Jednym z pierwszych elementów, które należy umieścić na liście przewodnim, jest etykieta "Poufne" lub "Osobiste i poufne", wydrukowane pogrubionym, wielkimi literami na górze lub bezpośrednio nad treścią listu. Przypomnij odbiorcy w ogólnym zarysie, do czego odnosi się ten komunikat, na przykład "dyskusja, którą ostatnio prowadziliśmy w sprawie Projektu X". Wyraźnie wyraź, że cała treść tego, co odbiorca ma zamiar przeczytać, będzie przechowywana w całkowitej poufności - bez udziału powinien wyświetlić go z wyjątkiem wyraźnie nazwanych odbiorców.
Inne uwagi
Przed wysłaniem poufnego dokumentu do innej strony w pewnych okolicznościach dobrze jest poprosić tę osobę o sprawdzenie i podpisanie umowy o nieujawnianiu (NDA) - szczególnie jeśli jest to wyjątkowo poufna informacja. NDA określa, co zawiera się, gdy odwołujesz się do poufnych informacji, obowiązków odbiorcy i konkretnego harmonogramu przechowywania informacji w tajemnicy. Potwierdź kluczowe warunki umowy o nieujawnianiu w swoim liście motywacyjnym. Powinieneś również dołączyć kopię podpisanej umowy NDA bezpośrednio za listem motywacyjnym.
