Często w biznesie wymagane jest dołączenie listu motywacyjnego, który będzie towarzyszył większemu raportowi, który może być wysłany pocztą, specjalną dostawą lub nawet e-mailem. Oficjalny list motywacyjny ma bardzo konkretny cel i powinien być napisany w taki sposób, aby wprowadzał i opisywał treść, powtarzał kluczowy temat raportu, a także wskazywał kolejne kroki lub działania, które należy podjąć.
Pisanie listu motywacyjnego
Wykorzystuj firmowy papier firmowy do pisania listu przewodniego raportu z szacunkiem do znaczenia dokumentu, któremu towarzyszy. Nawet jeśli korzystasz z poczty e-mail stacjonarnej, potraktuj ją jako papierowy list motywacyjny, umieszczając na stronie e-mail obraz logo firmy.
Podaj datę dnia, a także informacje o adresie, takie jak imię i nazwisko, tytuł, nazwa firmy, ulica i adres miasta, kod pocztowy. Skorzystaj z pozdrowienia "Szanuj", a następnie formalnego powitania, takiego jak skróty Mr., Mrs lub Ms., jeśli osoba jest obcą lub "Drodzy" z pierwszym i / lub ostatnim adresem adresata, jeśli dana osoba jest znany.
Podaj cel listu w treści listu, używając słów takich jak: "Ten list zawiera (nazwę raportu) do sprawdzenia lub komentarza (lub cokolwiek pożądanego działania). Skorzystaj z okazji i krótko podsumuj, o czym jest raport. Spróbuj podsumować cel raportu tak zwięźle jak to możliwe - w jednym lub dwóch zdaniach maksymalnych.
Zwróć uwagę na zakończenie raportu tutaj, nie ujawniając istoty wyników raportu. Chcesz, żeby czytelnik przeczytał prawdziwy raport, a nie tylko list motywacyjny. List motywacyjny powinien zaostrzyć apetyt czytelnika na to, co znajdzie się w raporcie końcowym.
Miej formalną konkluzję lub następną sekcję kroków, w której podajesz, jakie pożądane działania podejmujesz od adresata. Czy chcesz, aby przekazali dokument lub, podpisali się na dokumencie lub koordynowali większe spotkanie, aby przedstawić wyniki? Podaj szczegółowe informacje o kolejnych krokach, a także o dniu i dacie, jeśli wymagana jest akcja czasowa.
Zakończ list przewodni formalnym podpisem, takim jak Serdecznie, Bardzo szczerze lub Z poważaniem. Dołącz nazwę i tytuł autora listu. Wymień nazwiska innych osób, które otrzymają raport i list motywacyjny na liście DW.
