Pracodawcy i pracownicy zawierają umowę za każdym razem, gdy ktoś jest zatrudniony. Pracownik wyraża zgodę na wykonanie usługi zgodnie z opisem stanowiska pracy, a pracodawca zgadza się na rekompensatę w postaci wypłaty. Wielu pracowników otrzymuje wynagrodzenie za godzinę, co oznacza, że pracodawcy muszą zapewnić sobie możliwość rejestrowania obecności. Zegary zegarowe obejmują systemy komputerowe z klawiaturami, urządzeniami do przeciągania kart i staromodnymi maszynami do tłoczenia, ale wszystkie służą temu samemu celowi ogólnemu.
Obowiązkowe użycie
Zegar czasu spełnia swój cel tylko wtedy, gdy każdy pracownik, który zarabia na godzinę, używa go na każdą zmianę. Niespójności w użytkowaniu powodują złożony system kart czasu lub wydruków z zegarem, arkusze czasu wypełniane ręcznie i inne nieformalne zapisy, które wskazują, kto pracował i jak długo. Pracodawcy powinni jedynie zmieniać informacje zegara w ograniczonych przypadkach; gdy pracownik zostanie założony w firmie, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za czas, którego nie udokumentowała i może nie otrzymać pełnej zapłaty za ten czas.
Zaokrąglanie
Państwowe wydziały pracy określają zasady, według których pracodawcy wypełniają zapisany przez pracowników czas, aby obliczyć płatność. Na przykład w Podatkach prawo znane jako zasada de minimis pozwala pracodawcom zignorować "nieistotne lub nieznaczące okresy czasu poza zaplanowanymi godzinami pracy". To samo prawo stanowi jednak, że ilość czasu, który jest pomijany, nie może wynosić więcej niż kilka sekund lub minut. Poza tymi przepisami pracodawcy są prawnie zobowiązani do płacenia pracownikom zgodnie z godzinami zapisanymi na zegarze.
Zasady biznesowe
Każda firma jest odpowiedzialna za informowanie swoich pracowników o prawidłowym użytkowaniu i polityce czasu. Może to oznaczać, że nie pozwoli to pracownikom uderzyć więcej niż pięć minut przed zaplanowaną zmianą. Każda forma ingerencji w zegar czasu lub fałszowanie fałszywych kart czasu kwalifikuje się jako kradzież i może prowadzić do postępowania karnego. Pracownicy, którzy uderzają cudzą kartę lub wpisują kod czasowy współpracownika, mogą zostać zwolnieni z pracy lub podjąć inne działania dyscyplinarne.
Radzenie sobie z problemami
Nawet najbardziej niezawodny zegar czasu może się zepsuć lub nie zarejestrować odpowiednio godzin z powodu zmiany czasu, przerwy w zasilaniu lub awarii mechanicznej. Aby poradzić sobie z problemami z zegarem, pracodawcy muszą mieć zainstalowany system zapasowy. Każdy pracownik powinien wiedzieć, co zrobić, jeśli wystąpi usterka zegara czasu, czy jest to ręczne wypełnianie arkusza czasu, czy mówienie do przełożonego na początku i na końcu każdej zmiany, aby zarejestrować frekwencję.
