Sprzęt biurowy jest często jednym z największych kosztów każdej firmy. Koszt ten jest potęgowany przez fakt, że sprzęt ulegnie zużyciu lub pęknięciu. Pisanie szczegółowej propozycji określającej potrzeby firmy i oficjalne żądanie nabycia sprzętu z budżetu firmy to jeden ze sposobów na zastąpienie tych produktów. Pisemna propozycja pozwala kilku pracownikom być na bieżąco z potrzebami firmy i podejmować decyzje w oparciu o ważne informacje, takie jak koszt sprzętu i jego korzyść dla firmy.
Oceń potrzebę. Większość firm ma wyszczególnione budżety, które definiują, co mogą kupić, i kiedy. Określ rzeczywistą potrzebę firmy, badając każdy element wyposażenia i pytając, czy można go naprawić, czy potrwa kolejne sześć miesięcy do roku, czy też będzie droższe w porównaniu do wymiany. Każdy przedmiot, który może zostać naprawiony lub który potrwa dłużej, powinien zostać oznaczony na liście nowego sprzętu, którego dotyczy wniosek.
Określ zyski firmy. Co firma zaoszczędzi, jeśli sprzęt zostanie wymieniony teraz? Co zyska? Jeśli zastąpisz drukarkę biurkową wolnostojącą drukarką biznesową, która może drukować wiele kopii w ułamku sekundy, wymień to jako zysk, ponieważ zaoszczędzony czas jest korzystny. Należy jasno i zwięźle wyjaśnić, co każdy element wyposażenia przyniesie firmie.
Zbadaj nowy sprzęt. Znać i wymienić ceny, specyfikacje, typy modeli, sprzedawców detalicznych i producentów dla każdego żądanego sprzętu. Dowiedz się, którzy sprzedający mają produkty w najniższych cenach i są blisko Twojej lokalizacji lub mają bezpłatną wysyłkę. Znane są również wszelkie niedogodności lub problemy, które często wiążą się ze sprzętem.
Napisz swój wstępny projekt wniosku, w tym sekcje do wprowadzenia lub streszczenie, cele lub cele, potrzeby firmy, zyski lub korzyści firmy oraz koszty. Pomocne może być również podanie możliwej do zrealizowania linii czasowej zakupu. Nie wszystkie elementy wyposażenia będą musiały zostać zakupione natychmiast.
Wpisz swoją propozycję, zwracając uwagę na formatowanie. Upewnij się, że wszystkie nagłówki są pogrubione i wyrównane. Sprawdź pisownie swojej pracy, używając zarówno narzędzia sprawdzania pisowni na komputerze, jak i samemu czytając propozycję. Aby niczego nie przegapić, odłóż propozycję na kilka godzin lub dni, a następnie ponownie przeczytaj.
Ostrzeżenie
Zachowaj rozsądne żądania - jeśli Twoja firma naprawdę nie potrzebuje dużego, przemysłowego modelu sprzętu, nie wymieniaj go.
Bądźcie zgodni w swoich ocenach obecnego sprzętu. Czytelnicy Twojej propozycji muszą być w stanie ufać swoim opiniom.
