Federalne prawo pracy wymaga od pracodawców dokładnych zapisów godzin pracy pracownika. Mając pracowników, którzy śledzą ich godziny za pomocą karty czasu, czy to za pomocą zegara czasu, czy odręcznego dokumentu, wymaga od pracodawcy przestrzegania pewnych zasad określonych w ustawie Fair Lawards Standards Act (FLSA).
Ewidencjonowanie
Informacje zapisane na karcie czasu pracownika są traktowane jako oficjalny dokument. Dokładne informacje, które powinny być rejestrowane, nie są ściśle określone, jednak Departament Pracy Stanów Zjednoczonych sugeruje podanie pełnej daty dni pracy z wyraźnie wymienionymi godzinami i godzinami, wraz z całkowitą liczbą godzin przepracowanych każdego dnia. Karty czasu dla każdego pracownika powinny być przechowywane w aktach przez co najmniej dwa lata. Departament Pracy wymaga od pracodawców udostępnienia archiwów do wglądu. Przechowuj zapisy w łatwo dostępnym miejscu, ponieważ możesz zostać poproszony o podanie dalszych informacji w oparciu o dane podane na każdej karcie czasu. Przechowuj dokumentację pracownika przez dwa lata, nawet jeśli ta osoba nie jest już przez ciebie zatrudniona.
Z biegiem czasu
Dokładne prowadzenie ewidencji godzin przepracowanych przy użyciu karty czasu jest niezbędne do ustalenia, czy pracownicy są należne za nadgodziny. Pracownicy są uprawnieni do dodatkowej zapłaty za każdą godzinę zgłoszoną na karcie czasowej przekraczającej 40 w danym tygodniu pracy. FLSA opisuje tydzień pracy jako siedem kolejnych 24-godzinnych dni, które mogą rozpocząć się w dowolnym dniu tygodnia, który wybierzesz, lub w sumie 168 ciągłych godzin. Pracownikowi należy zapłacić co najmniej 1/2-krotność stawki, niezależnie od normalnej stawki godzinowej za każdą godzinę nadgodzin. Niektórzy pracownicy są zwolnieni z przepisów dotyczących nadgodzin, takich jak niektóre rodzaje sprzedawców, pracownicy wykonawczy i zawodowi, pracownicy gospodarstw rolnych i inni. Zobacz link podany w sekcji zasobów poniżej, aby uzyskać więcej informacji na temat zwolnień dla pracowników.
Pisemna polityka
Opracuj standardy, których oczekujesz od swoich pracowników, jeśli chodzi o rejestrowanie godzin, w których pracują, takich jak dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, ilość godzin, które muszą pracować każdego dnia, oraz czas poświęcony na przerwy. Upewnij się, że każdy pracownik wie, że fałszywe zapisywanie godzin, które przepracowały lub celowe wykreślenie karty czasu współpracownika, jest zabronione. Wyjaśnij, jakie działania dyscyplinarne podejmiesz, jeśli nie zastosujesz się do tych procedur, łącznie z możliwym rozwiązaniem. W przypadku, gdy pracownik podważa Cię legalnie w stosunku do czasu, w którym zostały opłacone, posiadanie wytycznych wyjaśniających twoją procedurę dokumentowania czasu pracy znacznie przyczyni się do wsparcia twojej strony.
