Niezależnie od tego, czy jest to stowarzyszenie kondominium, czy korporacja wielonarodowa, protokoły z posiedzeń stanowią podstawę prawną wszelkich działań podejmowanych przez grupę. Środki, polisy, zakupy - każda działalność korporacji, organizacja non-profit lub nastawiona na zysk - musi być rejestrowana w minutach. Niektóre organizacje są bardziej nieformalne niż inne - prawdopodobnie nie usłyszysz, że sąsiad przesuwa się po komisji w komisji kościelnej, ale wszystkie muszą działać zgodnie z decyzjami podejmowanymi przez ich organy zarządzające. Protokół zawiera dowód tych działań i określa ich intencje.
Być przygotowanym
Planować naprzód. Przed spotkaniem przygotuj porządek obrad i listę członków lub uczestników spotkania. Jeśli twoja grupa zwyczajowo nie działa z agendą, zachęć ją, aby zaczęła to robić, aby utrzymać koncentrację. Sprawdź, ilu członków jest wymaganych do prowadzenia działalności, więc w razie potrzeby możesz odnotować obecność kworum w protokole.
Stwórz szablon do wykorzystania na notatki. Uwzględnij spacje pod kątem daty, godziny i miejsca oraz listę kontrolną członków, aby zaznaczyć uczestników i nieobecności. Jeśli spotkanie obejmuje publiczne dane wejściowe, umieść linie nazw i problemy, z którymi się one odnoszą. Kilka stron internetowych, takich jak Meetingtemplates.com oferuje darmowe szablony do różnych rodzajów spotkań.
Podaj datę, godzinę, miejsce, uczestników i informacje kworum na spotkaniu. Zwróć uwagę, kto wezwał spotkanie na zamówienie i godzinę. Jeśli to możliwe, poproś członków społeczeństwa, aby zarejestrowali swoje nazwiska, aby nie musieć pytać, jak je przeliterować. W dużych grupach członkowskich, prześledź arkusz rejestracji, aby dokładnie sprawdzić listę kontrolną obecności.
Wykonaj dokładnie
Zapisz każdy problem i każdą akcję wykonaną na każdym z nich. Zawsze dołączaj nazwisko członka, który złożył wniosek. Pierwszym wnioskiem jest zasadniczo przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia, a następnie sprawozdania komisji. Dołącz zalecenia i wszelkie działania podjęte w odpowiedzi. Zachowaj pisemne sprawozdania komisji, aby uwzględnić je w końcowych minutach. Nie próbuj podsumowywać dyskusji.
Zwróć uwagę na nazwiska osób, które wprowadzają, przesuwają lub w inny sposób zalecają działanie wraz z dokładnym powtórzeniem każdego ruchu. Wiele organizacji rejestruje również osobę, która wstrzymuje ruch. Nie wahaj się poprosić o zmianę lub wyjaśnienie - ten oficjalny zapis wiąże grupę z konkretnymi działaniami.
Zarejestruj głosy zgodnie z systemem Twojej organizacji. Będziesz potrzebował co najmniej liczby głosów. Niektóre grupy również dodają nazwy i rejestrują, jak głosowały poszczególne osoby.
Zapisz czas i metodę odroczenia. Podaj swoje nazwisko jako opiekun sekretarki.
Podążaj przez
Natychmiast zapisz minuty, a spotkanie jest świeże w twoim umyśle. Dostarcz je liderowi do zatwierdzenia w ciągu jednego lub dwóch dni wraz z listą raportów lub eksponatów.
Wysyłaj minuty do członków i uczestników, którzy zażądali ich przez e-mail, pocztę Pierwszej Klasy, udostępnioną aplikację, taką jak Microsoft OneNote lub program w chmurze, taki jak Dysk Google.
Przygotuj oficjalną kopię i dołącz oryginalne raporty i eksponaty do stałego rejestru.
Wskazówki
-
Spróbuj dopasować szablon do potrzeb Twojej organizacji, zamiast dopasowywać notatki do spotkań do abstrakcyjnego szablonu. Wiele szablonów biznesowych jest zbyt nieformalnych na spotkania organizacyjne lub publiczne.
Zachęcaj do korzystania z Regulaminu Roberta w swojej organizacji. Jest to szeroko stosowany format, który można dostosować do spotkań formalnych i nieformalnych.
