Niezależnie od tego, czy po prostu zgłosiłeś się na ochotnika do śledzenia działań podczas cotygodniowych spotkań personelu, czy też twoi rówieśnicy wybrali cię do biura sekretarza nagraniowego fundacji charytatywnej, ważne jest, abyś tworzył jasne i dokładne zapisy dotyczące tego, co dzieje się podczas spotkań twojej organizacji. Protokoły z posiedzeń służą jako oficjalny zapis omawianych lub podejmowanych działań. Jako takie często są uważane za dokumenty historyczne. W związku z tym nie można przecenić znaczenia robienia doskonałych minut na spotkania, a uczestnicy docenią Twoją dbałość o szczegóły, a także profesjonalizm.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Podręcznik regulaminu Roberts
-
Lista członków
Wybierz metodę nagrywania minut spotkania. Zważaj wady i zalety nagrywania na taśmie, pisania na klawiaturze i zapisuj szczegóły ręcznie w trakcie spotkania. Rozważ metodę awaryjną, na przykład połączenie dwóch z tych metod. Na przykład możesz nagrywać spotkania na taśmach, a także wpisywać notatki na laptopie lub tablecie.
Uzyskaj kopię "Regulaminu Roberta" lub skorzystaj z subskrypcji online tego artykułu na temat procedury parlamentarnej i najlepszych praktyk w zakresie prowadzenia i nagrywania spotkań. Zapoznaj się z odpowiednim formatem nagrywania rozmów na temat spotkań, wniosków, sekund do wniosków, dyskusji i głosowania. Jeśli to możliwe, podczas spotkania należy mieć dostęp do kopii książki lub strony internetowej. To okaże się nieocenione w przypadku, gdy członkowie będą szukać odpowiedzi na pytania dotyczące właściwego zarządzania, postępowania, oficjalnych zapisów i protokołów.
Sformatuj wprowadzenie i strukturę swoich minut. Na przykład, we wprowadzeniu podaj datę, godzinę, nazwiska funkcjonariuszy, lokalizację i cel spotkania. Protokół spotkania powinien odzwierciedlać czas, w którym zostało zwołane zebranie, a także czas jego odroczenia. Celem oficjalnych spotkań może być po prostu comiesięczne spotkanie członków; Jeśli jednak rejestrujesz minuty na specjalne spotkanie członkowskie, upewnij się, że minuty dokładnie odzwierciedlają fakt, że jest to spotkanie, którego organizacja zwykle nie prowadzi w ramach normalnej działalności. Wiele organizacji sektora publicznego może zwoływać specjalne spotkania w celu omówienia spraw poufnych, takich jak kwestie personalne, które są wyłączone z niektórych przepisów ustawy o słońcu.
Wstań, gdy przedstawi Cię prezes organizacji lub lider grupy. Jeśli nie jesteś formalnie wprowadzony, przedstaw się grupie i wyjaśnij swoją rolę sekretarza nagrania lub notownika. Poinformuj grupę, jakie metody wykorzystujesz do przechwytywania dyskusji o spotkaniach. W ten sposób członkowie identyfikują Cię jako osobę odpowiedzialną za tworzenie i utrzymywanie oficjalnych dokumentów organizacji, co jest szczególnie przydatne dla członków, którzy nie znają ciebie lub tych, którzy nie są zaznajomieni z organizacją i jej praktykami. Ponadto Twoje wprowadzenie służy jako sugestia, że uczestnicy muszą mówić głośno, aby móc skutecznie wykonywać obowiązki notatek.
Poproś uczestników, aby się przedstawili, gdy szybko zauważysz ich nazwiska i miejsce, w którym siedzieli. W ten sposób nie musisz ciągle prosić ludzi o powtarzanie ich nazw podczas nagrywania ruchów, sekund i punktów dyskusji. Na przykład zawsze powinieneś nagrywać nazwisko osoby, która wnioskuje o ruch, osobę, która ją przesuwa, oraz osobę, która wzywa do głosowania w sprawie wniosku. Gdy ktoś wzywa do głosowania, zwykle mówi: "Wezwij pytanie". Przywódca grupy prosi członków o głosowanie. Jeśli przed głosowaniem odbędzie się dyskusja, odnotuj istotne części dyskusji i zanotuj wszelkie oficjalne zastrzeżenia. Twoje uwagi dotyczące wniosków i głosowania również powinny zawierać nazwy ayes, nays i wstrzymujących się.
Unikaj wtrącania subiektywnych wypowiedzi do swoich notatek. Nie interpretuj, co oznacza mówca swoim tonem, fleksją lub niewerbalnym sygnałem. Protokół ze spotkania musi być rzeczowy i obiektywny - wszelkie zmiany w wypowiedziach uczestnika mogą zniweczyć integralność protokołu i podważać zdolność do prawidłowego rejestrowania minut. Na przykład napisz: "John Doe złożył następujący wniosek: Zamknij szkoły w dni, w których National Weather Service przewiduje więcej niż pięć centymetrów śniegu dla Jackson, Adams i Madison hrabstw," nie "John Doe zdecydowanie powiedział, że chciał, aby grupa głosuj, czy zamknąć szkoły w dni, kiedy regionalne warunki pogodowe wskazują na niepogody i nieprzekraczalne drogi."
Ukończ minutę tak szybko, jak to możliwe po zakończeniu spotkania, podczas gdy działania są wciąż świeże. Przejrzyj swoje notatki, posłuchaj nagrania na taśmie i przygotuj się do przygotowania ostatecznej wersji. Jeśli masz pytania dotyczące tego, co wydarzyło się podczas spotkania, porozmawiaj z oficerem lub przywódcą grupy. W niektórych przypadkach może być konieczne skontaktowanie się z osobą, której oświadczenia wymagają wyjaśnienia.
Daj liderowi swojej grupy to, co proponujesz, to ostatnie minuty; poproś o opinie, pytania lub poprawki. Gdy pojawi się zielone światło, przygotuj ostateczną wersję i przygotuj minuty do rozpowszechnienia wśród członków. Użyj preferowanej metody organizacji do rozpowszechniania kopii protokołów, za pośrednictwem poczty e-mail, poczty elektronicznej lub osobistej, jeśli jesteś w tym samym biurze z uczestnikami.
Wskazówki
-
Jeśli twoje spotkanie obejmuje początkowe apelowanie, nie musisz prosić, aby członkowie się przedstawili. Po prostu uchwyć nazwiska obecnych osób i zanotuj imiona osób, których nie ma. Zwykle apele są standardową procedurą w formalnych spotkaniach, takich jak te z zarządami. Zrób osobną notatkę o tym, gdzie siedzą ludzie. Staje się to twoją "kartą do ściągania", dzięki czemu możesz łatwo odnieść się do osób po imieniu w protokołach lub zająć się nimi, gdy poprosisz kogoś o wyjaśnienie lub powtórzenie tego, co powiedziała.
Nawet jeśli spotkanie jest nieformalne, twoja rola jako notatka nie jest. Nawet na nieformalne spotkania poważnie podejdź do odpowiedzialności za notatki i przygotuj formalne pisemne notatki, które dokładnie i formalnie opisują spotkania. Uczestnicy docenią Twoją dbałość o szczegóły.
Ostrzeżenie
Powstrzymaj się od używania urządzenia podobnego do smartfona do robienia notatek ze spotkania - nie wyświetla ono pozytywnego obrazu, a ludzie, którzy nie są świadomi możliwości smartfonów, mogą myśleć, że po prostu grasz na telefonie zamiast słuchać tego, co członkowie organizacji dyskutują.
