Dokładne zestawienie minut spotkań pomaga zapewnić uczestnikom skupienie się na przydzielonych zadaniach, zmniejsza nieporozumienia i poprawia efektywność kolejnych spotkań. Korzyści płynące z przejrzystego i wyczerpującego protokołu z posiedzeń oznaczają, że każdy właściciel firmy, członek kierownictwa lub inny lider, który regularnie prowadzi spotkania, powinien ustalić wytyczne dotyczące sporządzania protokołów. Wytyczne te powinny obejmować to, co dzieje się przed, w trakcie i po spotkaniu.
Przed spotkaniem
Określ, kto bierze minuty
Podczas pozornie słusznego zadania nagrywanie minut spotkania wymaga szczególnej uwagi. W związku z tym uczestnik konferencji powinien mieć minimalny udział w spotkaniu. Pozwala to skupić większość energii na zapisie najważniejszych punktów spotkania.
Wskazówki
-
Firmy często korzystają z asystentów wykonawczych lub recepcjonistek, aby poświęcić kilka minut, ponieważ ci pracownicy często nie odgrywają aktywnej roli w samym spotkaniu.
Użyj standardowego formularza
Stwórz swój własny standardowy formularz spotkania, który będzie używany podczas spotkania. Standaryzacja pomaga minutnikowi określić, gdzie umieścić informacje, a także pomaga uczestnikom przeczytać dokument później. Podstawowe informacje powinny obejmować:
- Lista uczestników.
- Data.
- Lista tematów do omówienia.
- Plan działania zdecydował o każdym temacie.
- Osoby odpowiedzialne za realizację tych działań.
Podczas spotkania
Wypełnij istotne informacje
Przed oficjalnym rozpoczęciem spotkania wypełnij niezbędne informacje, takie jak uczestnicy i datę. Zapobiega to niepotrzebnemu marnowaniu czasu podczas faktycznego spotkania.
Nagrywaj tylko ważne informacje
Protokół ze spotkania nie powinien transkrybować całego spotkania. Wręcz przeciwnie, protokoły zebrania rejestrują ważne zadania i wskazówki w uproszczonym formacie. W związku z tym należy rejestrować takie informacje, jak przekazanie obowiązków, terminy płatności, obowiązki przypisane do tych obowiązków i wszelkie inne pozornie istotne informacje. Protokoły z posiedzeń nie powinny zawierać ogólnych dyskusji ani informacji stycznych.
Pytać o wyjaśnienie
Protokół musi dokładnie odzwierciedlać istotne punkty spotkania. Poproś o wyjaśnienie, czy jakiekolwiek informacje omówione podczas spotkania są niejasne. Nigdy nie zgaduj, lub ryzykujesz niedokładne informacje lub pominięcia. Pytając o wyjaśnienia, zawsze stosuj się do protokołów spotkań. Niektóre spotkania przyjmują nieformalne podejście, podczas gdy inne przyjmują uporządkowane Zasady Ładu Roberta.
Zapoznaj się z Past Minutes
Aktualne minuty, które kompilujesz, mogą odnosić się do minut minionego spotkania. Wymaga to wprowadzenia ostatnich minut spotkania na nowe spotkanie, aby informacje były łatwo dostępne dla wszystkich uczestników.
Po spotkaniu
Przejrzyj protokół
Sprawdź minuty spotkania w poszukiwaniu błędów pisarskich lub niejasnych zdań. Napraw je przed sfinalizowaniem minut. Wszelkie błędy mogą potencjalnie powodować zamieszanie związane z ważnymi zadaniami.
Wyślij do uczestników
Wysyłaj protokoły ze spotkania do uczestników spotkania w celu zatwierdzenia. Daje to uczestnikom możliwość zadawania pytań lub naprawiania błędów. Poinformuj wszystkich uczestników o wszelkich zmianach.
Finalizuj i plik
Gdy wszyscy uczestnicy zatwierdzą protokół, podpisz dokument minutowy z datą zatwierdzenia wskazaną obok podpisu. Następnie należy złożyć protokół na komputerze lub w folderze z innymi minutami spotkania. Zachowaj wszystkie spotkania razem, co pozwala na łatwy transport na przyszłe spotkania i zapewnia centralną lokalizację, jeśli ktoś potrzebuje odwołać się do dokumentów.
