Organizacje i firmy każdej wielkości mogą korzystać z systemu dzienników telefonicznych, aby śledzić ważne połączenia telefoniczne i informacje kontaktowe. Na przykład specjaliści, tacy jak prawnicy i księgowi, polegają na dziennikach telefonicznych, aby przechowywać zapisy klientów i rejestrować kwotę naliczonego czasu przeznaczanego na obsługę każdego z nich.
Podstawowe metody dziennika telefonicznego
Używaj dzienników telefonu do śledzenia przychodzących i wychodzących połączeń telefonicznych. Zapisuj dane o klientach, takie jak numery firm i komórek, adresy e-mail i informacje o stronie. W przypadku tradycyjnych dzienników telefonicznych zabezpiecz dane, umieszczając je w bezpiecznym miejscu poza zasięgiem publicznym, gdy nie są używane. W systemie elektronicznym zapewniaj bezpieczeństwo wiadomości, ograniczając narażenie na dane i instalując hasło. Jeśli w biurze jest recepcjonista, zintegruj dziennik telefoniczny z nią, aby połączenia były zwracane w odpowiednim czasie i sprawnie. Daj jej dostęp do skrzynek odbiorczych użytkowników, aby mogli łatwo sprawdzać wiadomości.
Zaawansowane możliwości
Umów się na zdalny i przekierowy dostęp do dziennika telefonu z telefonu komórkowego lub komputera. Zintegruj wiadomości tekstowe i wiadomości e-mail z systemem dziennika telefonu, aby uzyskać większą elastyczność. Uporządkuj wiadomości telefoniczne w folderach osobistych, aby uzyskać łatwy dostęp. Skonfiguruj foldery publiczne, jeśli chcesz udostępnić dane pozostałej części biura. Skonfiguruj powiadomienia, aby otrzymywać wiadomości od razu po ich otrzymaniu. Wybieraj nie pilne połączenia w folderze, aby jak najlepiej zarządzać czasem. Ustanowić system, który będzie zwracał wszystkie połączenia telefoniczne w rozsądnym czasie, a także ustawiaj przypomnienia, aby żadne ważne połączenie nie zostało zapomniane. Aby uzyskać skuteczny system tworzenia kopii zapasowych, zorganizuj grupy dystrybucyjne do otrzymywania powiadomień.
Tradycyjne dzienniki telefonu
Skorzystaj z tradycyjnego systemu dzienników telefonicznych, zapisując informacje na podkładce zaprojektowanej w celu śledzenia dzwoniących i ich informacji. Niektóre tablice rejestracyjne telefonu zawierają węgiel, który automatycznie tworzy duplikat rekordu do przechowywania. Przed erą elektroniczną kadra kierownicza, pracownicy biurowi i osoby prywatne śledziły rozmowy telefoniczne, zapisując nazwiska, numery i inne informacje na poszczególnych kartkach papieru lub podkładkach przeznaczonych do tego celu.
MyWorkTools
Rozważ użycie MyWorkTools, które oferuje dokument szablonu Word jako dziennik telefonu dla połączeń przychodzących i wychodzących. Narzędzie może być wykorzystywane jako system zarządzania czasem i produktywnością, który śledzi datę i godzinę każdego połączenia telefonicznego, wybierany numer i długość połączenia, a także cel połączenia. Narzędzie pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ eliminuje potrzebę spędzania średnio dwóch lub więcej godzin na ręcznym utworzeniu podobnego dziennika telefonu.
System elektroniczny PhonePad
Pobierz bezpłatną wersję próbną systemu PhonePad, który używa aplikacji systemu Windows do przechowywania wszystkich informacji o połączeniach telefonicznych w jednej skrzynce odbiorczej. Kolorowe ikony i kodowanie zapewniają rozpoznawanie statusu wiadomości błyskawicznych, a wiadomości są rozmieszczone w taki sposób, aby wskazywały, czy są nowe, czy wymagają dalszej kontroli. PhonePad wygląda jak papierowy komunikat z wiadomościami dla intuicyjnego interfejsu użytkownika. Wiadomości są obsługiwane przez formatowanie tekstu w różnych czcionkach, kolorach, stylach i rozmiarach. Wiele wiadomości może być otwieranych jednocześnie, a także wiadomości tekstowe. Wbudowana książka adresowa przechowuje poprzednie dane dzwoniącego.
Logi PDA lub telefonu komórkowego
Użyj dziennika telefonu zaprojektowanego dla twojego PDA lub telefonu komórkowego, takiego jak PhoneLog 2.0, dla urządzenia PalmPilot na telefon komórkowy. PhoneLog śledzi wszystkie wiadomości telefoniczne otrzymane i pozostawione dla innych. Ponadto łatwo można utworzyć listę, do której można szybko uzyskać dostęp w przypadku połączeń zwrotnych. PhoneLog zapewnia kompletny zapis rozmów. System można dostosować do własnych potrzeb i łatwo go zintegrować.
