Terminal digit file to system plików, który działa poprzez użycie dwóch ostatnich liczb na plikach do ich uporządkowania. Następnie podąża za numerami w odwrotnej kolejności, aby wskazać potrzebny plik. W rezultacie ten numeryczny system archiwizacji jest skuteczny dla wielu dużych firm. Terminal digiting ma cztery główne zalety, które odróżniają go od innych systemów plików.
Proste zarządzanie
Jedną z największych zalet terminal digital diging jest to, że jest stosunkowo łatwy w zarządzaniu. Ponieważ pliki są oddzielone numerycznie, personel może łatwo wyśledzić plik w krótkim czasie. Wszystko, co musisz zrobić, to śledzić numery w odwrotnej kolejności, dopóki plik nie zostanie znaleziony.
Duże firmy
Jeśli firma potrzebuje do przechowywania ponad 10 000 plików, idealnym rozwiązaniem jest używanie systemu składającego się z cyfrowych znaków. Konstrukcja tego systemu archiwizacji jest idealna do zarządzania tysiącami plików i utrzymywania organizacji. Podczas gdy inne systemy, takie jak segregowanie alfabetyczne lub kodowane kolorem, mogą obsłużyć tylko niewielką liczbę plików, przechowywanie na końcowej cyfrze może obsłużyć znacznie więcej. W rezultacie ta forma zgłoszenia jest często wyborem dużych szpitali.
Zapobiega tłoku
Dodatkową korzyścią jest to, że zapobiega to również gromadzeniu się wokół systemu archiwizacji. Ponieważ archiwizacja na podstawie numerów końcowych pozwala zachować dużą rozpiętość plików, dzieląc je na 100 sekcji, zapewnia więcej miejsca i pomaga zapobiec zatłoczeniu wielu osób wokół skoncentrowanego obszaru. Z kolei oszczędność czasu i przepływ pracy firmy może przebiegać bardziej płynnie niż w przypadku alternatywnego systemu archiwizacji, takiego jak alfabetyczny.
Numery ubezpieczenia społecznego
Kolejną zaletą jest to, że śledzenie osób za pośrednictwem numerów ubezpieczenia społecznego jest idealne do ostatecznego składania dokumentów. Praca wstecz od jednostki końcowej do jednostki podrzędnej do jednostki podstawowej ułatwia odnalezienie indywidualnego pliku. Sprawia to, że kopie końcowe w postaci cyfrowej są idealne dla agencji rządowych.
